行政工作思路.doc

1 行政工作思路一、部门工作简介满足日常行政管理要求基础上,涵盖企业文化建设及信息化建设,同时要体现行政(运营)的核心管理价值,从有限分工型行政功能向全能普化型过渡,真正做到办公室的行政管理涵盖部分运营、战略、文化建设的“大办公室”的管理格局。在我看来,行政部的工作性质是一个集管理与服务相结合的部门,既有着全权管理的职能又有着为业务经营服务的义务,工作范围广泛,这个部门的工作成效直接关系到整个公司的整体运作,是企业领导人最信任的助手。行政部既是一个企业的综合办事机构,也是一个独立存在的个体,处在一个上传下达,承上启下的关键位置。回顾 2012 年 NEO 运营管理中心的工作, 经过各部门员工一年的努力, 整体达到年初订立的各项管理指标。通过了 ISO9001 质量管理体系的年审、 ISO14000 环境管理体系和 OSHA18000 职业健康及安全管理体系的认证,有效的对 NEO 运营管理中心的管理及所提供的服务流程奠定良好的基础; 在客户服务提升方面, 参照 2012 年底资产公司进行的客户满意度调查, 总体客户评分达到了 % 的高水平,只是在问卷客户的反馈中,体现出对目前的物业管理服务水平仍有不足之处,存在改善的空间。总体运营和业务管理中发现的问题以及改进建议如下: 1、行政管理 2012 年虽然通过了 ISO9001 质量管理体系的年审、 ISO14000 环境管理体系和 OSHA18000 职业健康及安全管理体系的认证,但整个管理体系仍未能完全溶入 NEO 运营管理中心日常管理工作中,对改善工作效率及降低管理问题的成效甚微,将可能影响集团及公司商誉或导致经济赔偿的风险。改善建议:加强员工对三标一体化管理体系的培训及宣传,成立各专责委员会以物业总经理为首, 强有力的推进、检讨管理体系各层面的实践、及融合情况, 以期将管理体系内( Plan , Do, Check , Act )的四个元素落实应用于日常工作中。二、部门重点职能 政务型职能( 4项) :督办(计划)管理、文书(公文)管理、企业文化建 2 设、行政体系建设(标准化建设); 事务型职能( 5项) :会务管理、档案管理、印鉴管理、资质管理、通信管理; 服务型职能( 4项):后勤管理、接待管理、外联管理、交通管理。 仓库管理、工装管理、宿舍管理、信息管理、办公室环境管理、资产管理 ( KPI ) 政务型职能(管理核心) 计划管理(督办):进一步强化目标计划管理,重点规范会议管理和紧抓月度目标计划管理,有序佟冬各项工作的开展。负责督办并推进各项重点工作,组织制定并分解目标计划,阶段评估反馈各部门进展情况并指出修正方案,确保工作目标完成,合理评估各部门的绩效。同时, 对行政过程中的重要数据进行收集、汇总、整理、分析,为决策层提供重要参考支撑,确保管理留有痕迹。主要管理表单有: 序号表单名称提交频次提交日期 1年终总结与计划(含二级计划)每年一次 12月30日前 2年度企业文化活动排期每年一次每年第一季度 3年度合格供应商名录每年一次 12月底前 4年中总结与计划每年一次 6月30日前 5季度总结与计划 3个月一次每季度最后一个工作日 6季度采购分析 3个月一次每季度最后一个工作日 7月度红线指标每月一次每月 3日前 8月度经营例会汇报表格 WORD 每月一次每月 10日前 9CBRE 月报每月一次每月 10日前 10 月度经营数据分析(综合部 PPT ) 每月一次每月 10日前 11月度绩效考核表(个人) 每月一次每月 5日前 12每周工作计划 WORD 每周一次每周四下班前 13月度行政工作排期每周更新每周最后一个工作日 14晨会跟进表(综合部) 每个工作日(不含周五、会后当日 3 六) 文书管理:完善公司各种公文的行文格式、流程模版等行政工具的规范并实施,如公文管理、信息化管理(包括 OA 、思源) ,确保各类公文的及时高效处理。需做到收、发文件的准确及时,并对领导批示的公文做到及时处理,从不拖拉。推行“5S 管理”,制定标准和措施, 按现场管理要求进行管理考核。做好行政公文的编号、打印、复印及收发、登记、呈批、传递、催办、清退、立卷、归档工作。建立健全低值易耗品管理台账,做到帐、卡、物相符。对各分公司、部室办公用品经费实行定额管理,纳入考核体系。强化责任意识,进一步做好公文处理工作,坚持对制发的公文严格审核。 行政体系建设:围绕公司业务开展进度,加强相关制度建设,以符合公司建设发展要求,创造一个规范化、标准化、流程化的工作环境。不断优化、完善行政体系,推行行政规章制度及流程,确保行政管理有章可循。 企业文化建设:视觉