办公室管理制度.doc

弗美克办公室管理制度 1 . 目的: 为了规范办公室内部的管理,提高工作效率,营造舒适的办公环境及维护良好的企业形象。 2. 适用范围: 办公室人员皆属之。 3. 权责: 、行政部负责检查本规定之执行状况。 、办公室人员执行各项规定及互相监督。 4. 内容: 、办公室人员带头遵守和维护公司制定的各项规章制度,时刻严格要求自己。 、勤奋务实,团结合作,工作上谦虚谨慎,团结和谐。 、忠于职守,当天事当天毕,工作自动自发, 勇于承担任务,不推诿责任,不阳奉阴违,不假公济私。 、保持办公室安静、整洁,不做与工作无关的事情。 、所属办公用品(物) 必须摆放整齐、定位,做好 5S 完善工作。 、严格自律,严守公司机密。 、每天正常工作时早 9: 00 办公室全体人员列队点名,召开晨会; 、办公室纪律及接待管理: 、工作时间不得大声喧哗及聚集聊天影响他人正常工作,违者扣罚 20元/ 次。 、工作时间积极维护办公室环境清洁, 不乱丢垃圾, 不准在办公室吃零食、抽烟, 违者扣罚 20元/ 次。 、因工作需到其他部门时应轻轻敲门, 经允许后才能进门, 未经允许不得闯门而入, 违者扣罚 20元/ 次。临时到他处办公时不得翻阅他人资料及书信,违者扣罚 30元/ 次。 、对上司、( 不得直呼其名) 同仁应礼貌相待, 不得顶撞上司, 同事间不得在他人背后搬弄是非,违者据情节处罚直至除名。 、上班时间内,禁止接待私人访友,不接待与公司商业无关的推销人员。 、客人莅临公司时, 接待( 前台) 人员, 必须了解客人来意, 将其引至会客室落座, 并及时转达被访部门或个人,如相关人员不在时,应告之客人稍候或另外预约日程。 、客人莅临公司时,接待人员, 必须礼貌大方、服务周到,向客人展示公司良好的企业文化形象。同时所有办公室人员务必放下手中事务,起立迎接。 、在接待政府部门或执法人员,应及时通知总(副)经理接待。 、接待客人时,不打断客人话题,不评价,不批评客人奇异举止。 . 10 、客人离去后,及时通知清洁人员或本人及时清理茶具。 、办公室值日/ 值班管理: 、值班人员负责办公室的文件、书刊的收发。 、负责客人的临时接待及会客的临时安排。 、负责监督办公室的纪律,临时电话、传真的收发与接听。 、负责办公室临时事物的安排和处理。 、办公室电话/ 传真的管理: 、办公室工作人员禁止利用公司商务电话拨打私人(长途)电话,违者第一次扣罚 30 元。第二次扣罚 100 /元,三次以上记大过一次。 、办公室人员因工作商务需要拨打(长途)电话者,要阐述要题;长话短说;节约费用。 、外部(前台)电话接进时,马上接听(以电话响铃不超过三声为原则) ,不准无视电话响铃,做其他工作,如需转接或传达时,应立即切换或传达。 、在接听电话/ 传真时应礼貌用语、口齿清晰,音量适中,热情亲切。 、如当事人不在, 接听人员要详细了解、客人的事由及通讯方式, 并做好电话内容记录事后转达,重要电