你早该这么玩EXCEL.ppt

你早该这么玩EXCEL
7
在EXCEL默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表也被默认为标题行。
需要注意的是：标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据；
你早该这么玩EXCEL
7
在EXCEL默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表也被默认为标题行。
需要注意的是：标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据；
而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，所以不要用标题占用工作表首行。
将标题行去除，在工作簿名称处设定标题即可。
8
填表流程与工作流程不一致
2
9
拿请假这个事情来说，通常顺序是：今天是什么日期？请假的是谁？请的什么假？请几天？
转换成EXCEL字段，就变成日期、姓名、请假类别、请假天数。
只要把这些字段左到右依次排列，就能得到顺序正确的源数据表。
10
人为设置分隔列破坏数据完整性
3
11
大大小小，宽窄不一的空白列，把好好的数据“切”得七零八落，殊不知满足了视觉需求的同时，数据的完整性也被彻底破坏。
EXCEL是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性，所以当数据被强行分开后，EXCEL认为它们之间没有任何联系，于是很多分析功能的实现都会受到影响。
12
4
有多余的合计行
13
由于混淆了源数据表和分类汇总的概念，很多人一边记录源数据，一边求和，这严重违背了EXCEL心法“只做一张源数据表”，
至于汇总表，千万记得是“变”出来的，不用着急此处做合计，
如果坚持这么做，那么在需要填加遗漏信息时，操作修改将变得尤为烦琐，白白浪费了宝贵的时间，更不用说提高效率了。
隐藏行
14
5
多余表头造成错误的数据记录方式
15
修复这样子的表格稍微费些工夫：第一步：分别筛选出事假、年假、病假对应的明细数据；
第二步：将单元格内容由对勾修改对应的中文描述；
第三步：拼接数据区域、删除多余的列以及多余的表头。
采用多表头设计最严重的问题，还不是红色框内的部分，而是蓝框内的数据记录方式。
同种属性的数据被分列记录，这为数据筛选、排序、分类汇总设置了障碍。
事假、年假、病假都属于请假类别，拥有相同的属性，所以应被记录在请假类别一列。
请牢记一点：但凡同一种属性的数据，都应该记录在同一列。
16
6
单元格合并严重破坏数据结构
17
EXCEL中“合并及居中”确实很好用，但请注意这仅限于打印表格时，制作源数据表时禁止使用。
源数据表里的数据必须有一条记录一条，所有单元格都应该被填满，每一行数据都必须完整并结构整齐。
合并单元格之所以影响数据分析，是因为合并以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。
18
7
表中数据残缺不全
19
特别提醒：
在设计表格时，数据属性的完整性是第一考虑因素。这是一张什么表？能够记录什么？需要分析什么？应该记录什么？
如要按请假类别分析请假情况，则应有一列记录请假类别；如要按男女性别进行分析，则应有一列记录性别，以此类推。
单元格有假空和真空之分，假空是这个“可以有”，真空是这个“真没有”。
作为一张源数据表，没数据也不能留白，否则会影响数据分析结果。
源数据因缺少了某种属性或几种属性，它所带来的后果就非常严重了。
20
8
原数据被分别记录在不同工作表中
21
EXCEL中分开源数据很容易，合起来却很难，我们应把同类型的数据录入到一张工作表中，而不要分开记录。
因为，源数据表的数据完整性和连贯性，会直接影响到数据分析的过程和结果。
试想，在不在同一张工作表的数据，如何筛选、排序、函数引用和自动汇总？
分时容易聚时难
仅一张工作表
22
9
在一个单元格内记录了复合属性
23
EXCEL作为数据处理工具，看重的是数据属性，而非文字描述。属性这个东西，一就是一，二就是二，不能混为一谈。
就好比聊天软件的登陆界面，登陆时帐号和密码一定要分开填写，因为这两个信息的属性不同，
从没见过哪个系统提示“请同时输入帐号和密码”。所以不能把多个属性放在同一个单元格里中，因此短语和句子是禁用的。
B列包含了2个属