我的工作说明书-方育丹.docx

我的工作说明书
（华南区-销售助理方育丹）
每天需做的事：
一、 办理销售合同：
（1） 业务员提供成交的合同信息（客户名称，产品型号，数量，单价，发货方式，付款 方式，发货日期，回款日期，产品成本；）
（2） 登录U8系统一双击（温燕玉）；
四、办理开票事宜：开票多分为一对一开票、异常开票；
以上两种开票形式，开票客户需提供开票单位的开票资料、营业执照、税务登记证、 一般纳税人资格证书、机构代码证（如已在我司开过票，无需重复提供），递交开票申请时, 一起附给开票员建立新开票客户档案用；
（一） 一对一开票：来款是由销售合同上需方单位来款，称为一对一开票；
办理一对一开票，
A、 合同抬头为永佳和的，需打印出“未开票的开票明细”（发货日期、客户简称、销售部 门、存货编码、存货名称、数量、含税单价、价税合计）；一走审批流程：a、月初财务 未停开票前，直接赖经理签批后即可递交到开票员处（王小燕）开票（如客户对开票方 式有特殊要求，需及时告知开票员，还需告知寄票地址、收票人、收票电话）；b、月中 或月末财务暂停开票时，由赖经理签批后，还需给财务经理（曾经理）签批（如未有进 项，需等待），才可递交到开票员处开票；
B、 合同抬头为德丰行的，只需复印一份销售合同递交给开票员，即可开票；（如碰到月底 德丰行也暂停开票，只能等待有进项，由财务经理特批开票）
（二） 异常开票：来款单位与合同上需方单位不同，别家来款，为异常开票；
办理异常开票，
A、 制异常开票申请：我的电脑一工作区一开票合同一模板一发票通知函一填好客户全称、 开具客户名称一日期一品名一型号一单价一金额等（如是德丰行开票，需备注德丰行， 递交开票）一打印出来；
B、 另需制调票合同：我的电脑一工作区一开票合同一模板一按永佳和合同模板（或德丰行 模板）制作（主要修改需方名称、签订时间、产品名称、规格型号、数量、价格、金额、 提货方式、结算方式，其它无需改动）
c、走审批流程：先部门经理签字确认一总经理签批一财务经理审批一盖章
D、 传真方式或扫描方式把合同发给客户，电话通知客户查收，并要求及时回传；
E、 待客户回传后，连同客户的开票资料和企业资料、发票通知函一起递交到开票员处开票
（同样，如客户对开票方式有特殊要求，需及时告知开票员，还需告知寄票地址、收票 人、收票电话）
（1） 开票员开完票，通知领票，签收后，需将快递单位和快递单号记录到台帐中；
（2） 寄出后票后，还需电话或QQ方式通知客户注意查收寄件；
备注：
1、 开票时间：每周一、三、五才可开票（月底不受限制）；
2、 如是德丰行开票，寄出发票后隔三至四天需电话寻问客户是否收到发票，如客未收
到，需及时与德丰行开票员（李妙红）联系，请她查询发票的收发情况，再回复客户；
3、 开票客户提供的开票单位的开票资料、营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证
书、机构代码证，提交到开票员处前，自己需备份一份；
五、写工作日志；
每周需做的事；
1、 每周二、周四，张海兰会发来华南区各业务员（戴腾金、陈小花、付尧、钟剑锋）的应 收款明细：周二，只需通知到各业务员，汇总一份给赖经理做报告；周四，需通知到各业务 员，待他们跟踪询问完客户后，打印一份出来，设立备注栏，汇总说明业务员跟踪的回款情 况，