会议沟通-群体沟通.ppt

会议沟通-群体沟通
群体沟通
群体沟通的优缺点
组织和参加会议


2
要素
团队
群体
目标
致力于共同的目标
没有共同的目标
规范
以团队任务为st/worst results?
17
开会常见的13个理由
听取与会者的报告
形成集体意见或决定
分析或解决问题
让人们接受某观点、项目或决定
达到培训目的
调解争议
向集体传递基本信息
传递信息和管理者的观点，缓解紧张或不安的局面
确保所有人对信息的理解一致
获得快速反应
恢复中止的项目
演示产品或系统
激发新创意或新观点
18
案例：杜邦公司的会议制度
杜邦公司在20世纪的巨大成功，除了组织结构变革的重要原因外，还有会议制度改革上的积极成果。杜邦公司的最高经营决策机构董事会由27名董事组成，每月第三个星期一开会。
董事会闭会期间，由董事长、副董事长、总经理和六位副总经理组成执行委员会，负责日常决策和所有经营决策的实施。
每周星期三，执行委员会召开例会，主要议程是听取和审阅各部门经理的业务报告，并就进一步采取的措施和对策进行讨论，作出决议。执行委员会的决定，通常采取表决方式形成，复杂的问题经充分酝酿后协商决定。
19
2、确定会议议程
“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”  □ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的 □ 会议议题的顺序
20
2、确定会议议程（续）
由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题，以免延误时间影响到后面重要议题
由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触尖锐议题，使气氛不尴尬
由容易到困难——让大家渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触到未熟悉的议题造成挫折感
21
You should think:
What should be the content?
What forms of process should you use?
How best to use time?
How can you set the agenda most effectively?
22
日期：2019年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：总结3季度销售情况，并确定下季度计划 议程 1. 上次会议记录中提出的问题；
2．××经理做3季度销售情况总结报告；3．讨论、分析这一季度存在的问题；
4．××经理宣读下季度销售计划及重点；
；、时间、地点。  附件1．3季度销售情况总结；2．4季度销售计划
会议议程实例  博大音像制品公司 2019年3季度销售总结会议
23
3、邀请与会者
24
3、邀请与会者（续）
参加会议的人应该做到：
对于所讨论的问题掌握了足够的信息与专业知识
都能够坦诚地发表自己的见解
有权利做出决定
能够准时参加会议
25
4、发出会议通知
会议名称:明确点出主旨，使人一目了然(如E_MAIL主旨)
目的:应详尽说明，方便成员们做相关的资料搜集时间
地点
议程
准备资料
与会人员
主办人员
26
5、布置会场
会议的环境与会议的目的一致
精心设计会场中的家具
考虑摆放椅子时应使之符合自己的目的
考虑是否需要视觉教具
保证屋内的温度令人感觉舒适
如果是非常正式的会议，要考虑到座位的安排
27
（续）
28
6. 做会议记录
准确
清楚
突出重点
——会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动
——各方主要观点
——权威人士或代表人物的言论
——开始时定调性言论和结束前的总结性言论
——会议已经决议或议而未决的事项
——对会议产生较大影响的其他言论或活动
29
Meeting Minutes
Arrangement of the meeting
&Sequence of the meeting
&Place of the meeting
&Absent

-Takers
30
Meeting Minutes（Continue)
Content of the meeting
Report