体系文件编写.ppt

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体系文件编写
冠 智 达 顾 问 依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公
司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的
大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。
2．程序书
程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要
求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活
动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由
谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控
制和记录等。
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二．体系文件的架构
3．工作指导书
工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工
作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准
书。
4．表单
格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就
应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设
计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应
力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。
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二．体系文件的架构
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。
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三、文件的结构
一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整
结构有：
1．目的
2．范围
3．权责
4．定义
5．作业内容/文件内容
6．附件
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：
1．目的
应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
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三、文件的结构
2．范围
规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能
范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动
的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范
围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。
3．权责
即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相
关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有
关的主导部门和相关部门的权责。
4．定义
亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说
明，会令文件内容更清楚明白。
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三、文件的结构
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