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外贸函电的格式商务英语外贸
外贸函电的定义
外贸函电，英文foreign correspondence，是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。
外贸函电包括：建立客户业务关系，询价，报盘，还盘，订货，承受，签约，包装，装运头
商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址〔与信封上写法一样〕，再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。
信头样例
150 Kensington Road，Brooklyn，NewYork 12，N．Y．
June 10，
Established1900
TELEPHONE：xxxxxx, CHICAGO ENVELOPE COMPANY
CABLE ADDRESS：CALUMET 4251，2901-2917 INDIANA AVENUE
ENVELOPE CHICAGO
　　Ref．No．CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：
March 16，，ALLCODES RENTLEY’S PREFERRED
2. 日期
信头〔Letter head 〕下面是发信日期，假如写信日期与发信日期不一致的话，外国人会在最后祝福语和个人签名底下加上写信日期，但大多数时候不写，因为涉及到法律效力的只有发信日期和实际收信日期。
日期的表达
在日期方面，美英英语的表达方式存在差异：
英国式：日期为先，月份为后，再为年；
美国式：月份为先，日期在后再为年。
例如：一九九六年三月二日的写法： 2nd March, 1996〔英〕 March 2, 1996〔美〕 在美式的写法中，1st, 2nd, 3rd的st, nd, rd是不使用的。
由于日期书面表达不同，读法也不一样。
例如：1987年4月20日：
英式的写法是20th April, 1987，读成the twentieth of April, nineteen eighty-seven；
美式的表达是April 20, 1987，那么读成April the twentieth, nineteen eighty-seven。
同样，全部用数字表达日期时，英美也有差异。
1998年5月6日：按照英国式应写成6/5/98，而按照美国式应写成5/6/98；是英国式的1998年8月1日，按照美国的表达方式却是1998年1月8日，美国的1998年8月1日应写成08，01，1998。
在电视剧?红箭?中有一个情节：以女儿夏青的身份埋伏在国军司令宋鸿儒身边的共产党地下工作者受到国民党军统的疑心，用了一个假的夏青来考验她，并设计了一个情节，叫了三名外国人来冒充夏青在英国留学时期的室友、班主任和同学，夏青叫英国班主任写了一个日期，便识破这些假冒人员。原来
美式：November 12, 1939
英式：12th November, 1939
3. 编号〔可选项〕
4. 收信人的名址
与信封上的收信人地址一样，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。
收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。
信内地址的内容
5. 称呼
商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。
例如：Dear Sir/Dear sirs，
Dear Madam，Dear Ladies， Dear Mesdames，
Gentlemen：
Dear Sir and Madam，
Ladies and Gentlemen：
在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen〔美国式〕和Dear sirs〔英国式〕二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼〞前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dear sirs或Gentlemen即可。
只有在双方关系较为亲密时，才加上人名，如Dear Mr．Small。在这里，Dear Sirs就相当于中文信件的“敬启者〞之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生〞。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“Dear Sirs〞之后，通常用“，〞号，而美国式“Gentlemen〞之后，那么应用“：〞号。
6. 正文
这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C〞，即礼貌〔Courtesy〕、简洁〔Conciseness〕、明了〔Clarity〕、正确〔Correctness〕和完好〔Completeness〕，以准确表达自