采购工作流程.doc

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采购部工作流程规范
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本流程规范。
1、职责

根据部门需求应商
不合格
询价、比价、议价
领导审批
ERP审批
下订单/合同
（与供方约定相关事项）
订货单审批
申请付款
让步接收
办理预付款
货到付款
合格
退货
跟进货物，到货情况
不合格
（及时向领导汇报）
验收入库
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（1）请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。
（2）请购人应填写采购申请单，并负责交于相关领导核准。
批准
对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准：
（1）各部门申请采购的物资在采购申请单上首先要有部门领导的签字批准。
（2）所有采购申请单必须有供应链总监的批准及签字。
签字流程图：
请购人 请购人部门领导 供应链总监
采购人员只有在取得领导核准的采购申请单后，才可实施采购。

对于紧急采购和非紧急采购的物资/原料都必须在规定的采购期限内到货，不得延误。
、报价及磋商
（1）供应商的选择：
A、供应商必须证照齐全，具有相关资质。对于经常使用的原料或物品，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，对供应商定期进行评估。
B、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
C、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
（2）根据选好的供应商，与之进行询价、比价及议价：
采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。
由采购员在实施采购前根据各部提供的请购单，如果是初选的供应商，只有在生产部质检人员、相关部进行首批原料样品检验合格后，对新供应商的营业执照等相关资质进行审核过，经领导批准后才考虑加入合格供应商名单，最后才可以接受供方提供的批量产品。
采购部根据新供应商的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。
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（3）《询价记录表》上的供方至少要有两家。
订购
订购物品可能有下列两种形式：
（1）有些零星采购的小物件凭核准的《采购询价单》，从供应商处直接购买。
（2）如原料类的凭核准的《采购询价单》向供应商发采购订单或合同（重要合同内容应经领导或公司法律顾问核对）。
采购订单
（1）采购员根据领导核准的《询价记录表》在ERP里制定采购订单送审由领导审批，纸质的订单确认后盖章发给供应商。
（2）如果