企业档案工作服务手册(电子版).doc

企业档案工作
服务手册

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一、企业档案的作用
我国加入WTO之后,企业在竞争日益激烈的国际和国内市场上具有更多的机遇,同时也面临更大的挑战。而在这场竞争中,档案可以发挥它无可替代的凭证和参考作用。企业的证照、资质档案,可以证明企业经营的合法性和企业承担生产项目等的水平及能力;
企业的产品研发、配方及专利档案,可证实企业对该产品的所有权,以免旁人侵害本企业的合法权益;企业的营销计划、客户网络档案,为企业开发和稳固所占领的市场;企业的合同档案,为企业确立债权债务关系;企业的会计档案,可以反映企业的业绩及企业按章纳税等情况;企业的照片档案还能直观地向社会展现企业的风采,成为企业树立形象的组成部分。总之,真实、准确、系统的档案是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的法律保障,是加入WTO后企业反倾销的有力凭证,是企业成长历程的直击见证,更是企业发展的历史记录。因此,民营企业的档案,将在激烈的市场竞争中体现出它无可替代的凭证作用。
二、企业档案工作的意义
在企业中,多数企业主在对“档案管理”的认识上有两点偏差:一是认为过去企业并没有重视档案也能获得好的效益,可见档案管理对企业没什么用,对档案工作的投入是无效的成本开支;二是企业享有充分自主,文件如何处置纯属企业自由权限范围,档案行政管理部门抓企业档案工作,是对企业内部事务的干预。可以说,第一点偏差是源于对档案工作的认识不清;第二点偏差是源于对档案行政管理部门工作的不了解。因此,正确认识企业档案工作的意义,是做好企业档案工作的前提。
企业档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分,也是现代企业制度的一项基本要求。做好档案工作,对企业的长期发展有着重要的意义。
。经济学家魏杰、哈佛大学管理学博士闻沫等人认为,我国企业的大部分是在短缺经济条件下发展起来的,那时国内尚处于卖方市场的物资紧缺时期,任何人只要肯吃苦,懂得贱买贵卖就可以迅速积累起一定的原始资本,因而经营中基本上无管理可言,“企业的财务管理、营销管
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理、人事管理、生产作业管理、质量管理、库存管理漏洞百出”。有人会问,漏洞百出怎么仍有好的效益呢?原因在于卖方市场的特点保持了财富的相对增加,忽视管理的任何成本和代价都可以通过经营而得以补偿,因为价格是由企业决定的。久而久之,便在企业实体中形成只重经营扩张而不重管理的心理定势。然而,随着我国经济的飞速发展,物资紧缺的卖方市场已经逐渐变成物资过剩的买方市场,企业的经营状况已很大程度上取决于管理水平对成本的影响。企业要想在“二次创业”中得到发
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展,就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理方式经营的转变。档案管理是企业管理的重要组成部分,又是企业管理的基础,只有完善档案管理,才能使企业的管理水平得到整体提升。
1 档案是企业文化和可持续发展的基础。经济学家指出,新世纪的中国企业要想实现可持续发展,就必须更加注意企业形象的塑造和企业文化的培育。企业形象如何塑造?通过企业文化建设来塑造。那么,企业文化又从何而来?从企业的历史中积淀和提炼出来。企业档案是企业发展的真实记录和见证,它不仅自身是企业文化的组成部分,而且还是展示企业文化的生动媒介和提炼企业价值理念的原始素材。企业档案中的各种文件、荣誉证书、奖状奖杯、企业标记、照片、录音、录像等等,不仅可以反映企业艰难与辉煌的发展历程,培养员工对企业的认同感归属感,还可以从这些史迹中提炼出企业的文化理念和经营理念。这种经过提炼的企业文化,是企业长远发展的不竭之源。
2 滞后的档案工作可能成为制约民营企业发展的“短板”。“木桶法则”告诉我们,一只木桶能装多少水,取决于桶上最短的那块板的高度。档案工作之于民营企业,犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。也许我们无法具体说清楚档案工作对企业经济效益的直接贡献,但是我们可以肯定,没有完善的档案管理,企业的管理就会出现难以弥补的漏洞,而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益的一块“短板”。
3 档案在建立企业信用和规避企业风险中有着不可替代的凭证和依据作用。企业信用是建立在实实在在的信用信息基础上的,而档案是构成这种信用信息的核心资
①闻沫:《民营企业,固疾重重》,《中国经营报》,2000年8月29日
②魏杰:《民企二次创业与企业管理现代化》,《经济日报》,1999年9月8日
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源。首先,完善的档案管理可以成为展示企业自身诚信的一个窗口。如果企业能系统地保存有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评价的证件和文字图片等材料,就会使人们对企业信誉产生直观的印象,从心理上赢得客户的信任;同时,企业在讲究自我诚信的同时,还要时刻警惕并设法规避来自客户的信用欺诈。企业凭什么来掌握和评估客户的资信状