信息部操作规范.pdf

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录入紧急订单
紧急订单即店面订单，此订单由楼面出具，由信息部门工作
人员在电脑系统中作录入工作，打印出正式订单后即可由采购通
过传真通知厂商送货。
6. OPL 订单分发
OPL 订单即自动建议订单，每天由电脑自动产生并打印，由
信息工作人员送至楼面各部门，订单由楼面各部门审看并调整后
签字返回信息部，由信息工作人员打印出正式订单后采购传真通
知供应商。
7. 库存更正
楼面各部门的重新包装和收货部延期的差异更正都需作库存
更正，由楼面或收货部出具库存更正单，经店长签字后即可在信
息电脑系统中作库存更正，其中楼面库存更正需楼面主管签字并
填写清楚库存更正原因，如：偷窃、丢失、母子货号调整库存等。
收货部差异更正需收货部主管签字，填写清楚更正原因后即可作
库存更正。
8. 催货
每天信息部将产生一份报表，对本日前一天应到货的订单及
本日后一天将到货的订单进行统计，列印出厂商资料，由信息部
门工作人员负责与厂商联络，督促厂商及时送货，若发现某厂商
将提前送货或迟到送货，应及时与收货部联络，使收货组能得到
最新的到货信息。
三、重要工作职责
1. 针对每月两期快讯商品进行检查，要求快讯商品不得连期，隔期
的快讯商品也必须在其采购期过后方可进行录入，信息负责在本
期快讯开始和上期快讯结束日作价签的打印工作，并通知楼面更
换价签。
2. 每月一次盘点工作，此项工作由信息主管负责，并与其它部门配
合协调，在其它部门库盘和架盘前锁住库存，在楼面作盘点数据
结束后进行录入工作，并打印出盘存报表，由店长签字后方可使
盘存结果生效，并于当晚打印出库存更正报表。盘点工作结束后
打开库存。
四、其它工作细节
1. 信息部门只负责电脑系统中《门店管理系统》的工作权限范围，
信息主管负责管理《主管行政系统程序》的使用，其它工作人员
负责《行政系统程序》的使用，密码各自负责，应定期更换以防
止非本部门人员擅自使用。
(1). 查询商品资料，任何商品在售卖期间出现问题需信息部门
帮助查询资料，信息部门都有责任和义务协助查询工作，
帮助各部门查询商品信息资料以助解决问题。
(2). 由于公司营业时间长，所以信息部门需作轮班制度，要求
早晚班制度，不得迟到早退，不得在上班时间玩游戏，不
得擅自离岗位。工作要谨慎小心，态度要积极热情。
(3). 信息部门每月需申请办公费用，主要为办公用品、价签纸，
订单纸、色带（300K 和斑马打印机）、鼠标、墨盒（喷墨
打印机）、磁盘、公文夹、报表夹等。
2. 信息部门有大量现代办公设备，包括电脑、打印机等，须日常维
护及保养，并且要求工作人员经常擦拭，每天下班后必须关闭电
脑及打印机等相关设备，对信息办公区进行一次简单清洁工作后
方可离开。
第三单元 门店的报表分发
1. 门店报表的分发原则：
每日门店信息部打印出门店各部门所需报表，除每日所需报表外，
每周、每月、每年都能够打印出特定的报表，原则上门店的报表
以各部门需要为准。每日报表列印出后，由门店信息部工作人员
负责送至办公区分发，信息工作人员每日早晨第一件工作即为分
发门店报表，报表按部门分列开，每日由指定的工作人员携带报
表及报表签收单送至各部门，由各部门指定接收人员签字接收后，
本部门工作人员负责保留签字完整的签收单。此项工作须在每日
10：00 前完成。
除例行报表外，对于门店各部门临时索要的特殊报表，应由
其向门店信息部做报表打印申请，并由门店信息部负责打印。
2. 门店报表分发种类
门店报表按部门分为两类：一类为营运各部门所需报表，包
括门店店长、副店长、食品部、百货部、收货部、收银部、客服
部