文件保管规程.doc

操作规程
R-05002
总页数
3
正文
2
附件
1
文件控制部门:
项目管理部
文件保管规程

批准人
刘岩
审核人
张秀邦
拟制人
崔戈
批准日期

生效日期

关
联
文
件
沈阳东东系统集成有限公司
更改记录
序号
发行日
更改对象·更改内容
批准
审查
拟制
0

新发行
刘岩
张秀邦
崔戈
1. 目的
本规程规定了公司文件保管和废除的基本准则。
2. 范围
本规程适用于东东公司内发行的全部文件以及从公司以外接收的文件。
3. 职责
文件管理规程中规定的文件管理体制的部门负责人以及实施负责人作为保管管理者。
保管管理者有责任确保文件被妥善保管。
4. 程序
保管期间
原则上,文件的保管期分为永久,15年,5年,3年,当年5种。但是公司上游规程中有规定时,保管期依据相应规程的规定:
(1)永久保管
公司的组织,证明以及关于其经营状况的文件要永久保管。
(2)15年保管、10年保管、5年保管、3年保管
由于业务处理,日后参考而暂时适当保管的文件,根据其重要度,选择15年,5年,3年其中之一。
(3)年内
日常业务中的往返文件
文件相关的业务完成后的第一个营业日作为保管期的开始。
基于上述保管分类,附表为各文件的主要保管标准。
保管期的决定
保管管理者基于附表的保管标准以及前述文件保管期分类决定保管期。
保管期的变更
(1)保管管理者对过了保管期但认定有必要继续保管的文件可以延长保管期。
(2)即使是在保管期内,若认定无保管必要的文件,保管管理者可以进行废除。但是,不包括法规,以及公司内上游文件规定的文件。
废弃
(1)过了保管期后,废弃该文件。
(2)保管文件的重新整理,原则上每年一次。
(3)要保密的文件要使用确保内容不会泄漏的方法进行处理(烧毁等)
保管场所
原则上,文件在各主管部门保管1年,随后保管在库房中。但是,日常使用频率少的文件,可以由保管管理者负责保管在库房中。另外,日常使用的规程,标准等文件在使用期间,保管在各部门,开发过程中制作的文档、质量记录等在开发结束前由开发部门保管,结束后提交项目管理部保管。
保管标准的修正
附表文件保管标准与实际相违背时,迅速进行修正。

接收文件(副本等)的保管期,根据