重视告知义务 避免责任风险.doc

重视告知义务 避免责任风险
管美芳 [关键词]告知;公证;责任

随着改革开放的不断深入,经济和社会的不断发展,《公证暂行条例》的许多规定已不能适应公证工作的现实需要。为了规范公证活动,保证公证机构和公证员履行职责重视告知义务 避免责任风险
管美芳 [关键词]告知;公证;责任

随着改革开放的不断深入,经济和社会的不断发展,《公证暂行条例》的许多规定已不能适应公证工作的现实需要。为了规范公证活动,保证公证机构和公证员履行职责,要有一部规范公证的法律出台势在必行。《中华人民共和国公证法》的出台,为公证员今后的工作指明了方向,尤其是该法的第二十七条第二款将公证机构的告知义务列为一专条,是该法的一大特色,也是非常重要的条款之一。
实践中,公证机构履行告知义务通常有两种情况:第一,法律法规和办证程序规则规定必须履行的告知义务。第二,公证员作为一名法律专业人员在当事人申办某项公证事项时,应该清楚地知道在办理该公证事项时,有可能发生的法律后果以及所产生的法律意义并及时提示当事人知晓上述内容,以避免给当事人造成不必要的损失和不良后果。
公证告知主要分为书面告知和口头告知两种形式。

一、书面告知

书面告知主要是公证基本内容的介绍和公证中具有普遍性告知内容。如在许多公证机构的办公场所会悬挂公示、公证收费标准和公证程序规则,这就是公证书面告知的表现形式。同时公证申请表格、受理通知书、不予受理通知书、拒绝受理通知书等都可以视为书面告知。有的公证机构还总结办证经验,制作了公证权利义务责任告知书,将众多具有普遍性的、可重复适用的告知内容列入其中,做到公证告知的便捷、规范。在公证书注明特定的用途,主要是告知不特定的第三人,防止该公证被滥用,维护公证处和第三人的利益。如在办理居民身份证复印件与原件相符公证时,必须在公证书证词中明确写明:本公证书尽限用于××,用于其他事由无效。在合同协议类公证中,根据法律法规的规定或当事人的约定,许多已经公证的事项依然需要经过履行特定的程序才能生效。有些合同、协议必须经过登记或批准后生效,如婚前所作的婚前财产约定和离婚协议必须经过结婚或离婚登记后才生效等。在这种情况下,公证人员可以在公证书中注明本公证事项需经过登记或批准生效的字样。

二、口头告知

口头告知主要是在咨询、申请与受理和审查过程中。严格来讲,咨询阶段并不属于公证程序中的一个环节,但在提倡公证服务化的今天,咨询活动对体现公证的服务形象,确保随后可能进行的公证程序的顺利进行都有重要作用。所以咨询中的告知尤其要做到一次性、充分全面告知,避免因告知的不完全而导致当事人诸如不明白需办理何种公证、准备材料不齐全等情况。因为这既会对当事人造成不便,也会对公证的形象造成损害。提供咨询时主要以口头告知为主,但也不排除书面形式。比如在咨询时将咨询人要办理的公证事项所需的到场人员、应提交的材料、证明、公证人员的联系方式等进行罗列,以书面形式告知当事人。
在公证申请与受理、审查程序中,都是公证人员与当事人直接接触交流,告知的基本方式也表现为与当事人的口头谈话。在申请与受理阶段,虽然主要是采取让申请人填写公证申请表格,发给受理通知书、不予受理通知书、拒绝受理通知书,