某地产企业办公室档案管理职务说明书及KPI指标.doc

某地产企业办公室档案管理职务说明书
岗位名称
档案管理
岗位编号
ZJ404
所在部门
总经理办公室
岗位定员
直接上级
总经理办公室主任
职系
行政事务职系
直接下级
无
所辖人员
无
岗位分析日期
本职:
负责拟定公司的档案制度、收集管理档案及其他程序性工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:制定公司档案管理制度
工作时间百分比:15%
工作
任务
负责起草公司档案管理制度
负责起草每年公司档案管理工作计划
监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作
职
责
二
职责表述:负责档案工作
工作时间百分比:35%
工作
任务
负责公司所有文件、合同、资料的立卷与归档工作
进行档案的加工整理、确定秘级
执行档案借阅管理制度,履行借阅手续
定期参加档案鉴定,对应销毁档案进行监销
职
责
三
职责表述:负责公司档案的编集、利用工作
工作时间百分比:35%
工作
任务
负责公司所有档案的编研、统计工作
负责编集公司各部门所有档案的数字、数据
对录入后的文稿做到及时存档、上交、送还或销毁
负责计算机内档案文件的安全和保密工作
负责保护档案的安全与完整,并充分利用
职责四
职责表述:监督预算合同部的合同文本的管理工作,定期办理合同的移交手续
工作时间百分比:10%
职责五
职责表述:完成总经理办公室主任交付的其他工作
工作时间百分比:5%
权力:
对各部门档案的搜集权
档案管理的监督权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
上级公司档案部门,北京市档案局,北京城建档案馆
任职资格:
教育水平
专科以上学历
专业
中文专业、图书馆专业、文秘专业或者其他文科类专业
培训经历
经过档案管理培训、行政管理培训
经验
2年以上相关工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、秘书知识、档案管理、文书撰写知识。
技能技巧
能够熟练使用办公室软件,并具备基本的网络知识;具有较强的写作能力和表达能力,有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力
其它:
使用工具设备
计算机、加湿机,去湿机、碎纸机、一般办公设备(电话、传真、文件柜)
工作环境
办公室,档案库房
工作时间特征
正常工作时间,偶尔需要加班
所需记录文档
档案借阅记录,交接记录,温湿度记录,各类档案目录
备注
总经理办公室档案管理关键绩效考核指标
KPI
考核目的
绩效标准
档案管理工作的计划性
加强档案管理,提高档案管理的水平
有无档案管理工作计划,上级审核发现所制定计划中缺失的重要内容不超过[ ]处
起草公司档