怎样制作正规公文.doc

怎样制作正规公文
2008年03月13日星期四上午10:34
第一步:设置版面格式
由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定,因此设置也带有一定特殊性。
《2004年度工怎样制作正规公文
2008年03月13日星期四上午10:34
第一步:设置版面格式
由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定,因此设置也带有一定特殊性。
《2004年度工作总结》文稿,首先选中文字,点击工具栏中的字“体”、“字号”下拉框,分别对标题和正文进行设置,通常标题设置为黑体、小二号,正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
(图1)
为了方便,可以把最常使用的字体格式设为默认,方法是在主菜单上“格式?字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。
(图2)
“文件?页面设置”,进入“页面设置”对话框(见图3),在“页边距”选项卡里将上、下、左、,点击“纸型”选项卡,将纸型设置为16开、方向设置为纵向。
(图3)
注意:通常国际标准格式为A4纸,因在多数单位里仍在使用16开纸型,故此文
以16开纸型为例设置页面。
“文档网格”选项卡,将每页行数设置为23行,点击“确定”按钮,
完成第一步字体、字号以及页面的设置。
第二步:制作发文红线
公文通常分为上行文、下行文和平行文,简单说上行文即请示、报告等文种,下行文即通知、指示等文种,平行文即公函等文种,当然,上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介绍,在上行文公文格式中总少不了发文红
线。
“格式?边框和底纹?显示工具栏”,打开“表格和边框”
工具栏(见图4)。
(图4)
、粗细、颜色、外部框线进行设置,通常将线型设为“横线”、粗细设为“”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”,这样一条合
格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。
(图5)
JustDoIt
因为经常要输入六角括号,所以建议为其设置快捷键,以后只要按下相应快捷键即可快速输入六角括号。点击“插入?符号”,进入“符号”对话框,找到并选中六角括号的左半边“,”,点击“快捷键”按钮,然后为其指定快捷键设
置,同样为六角括号的右半边“,”设置快捷键。
第三步:制作公文落款
一般来说,单位里发公文通常都会用正规的行文格式,而在正规行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方
便快捷,在工作中可以有效提高处理速度,大大节省时间。
“格式?中文版式?双行合一”,出现“双行合一”对话框(见图6)。
(图6)
(如:中国××××公司××分公司××路营业厅),先输入需要合为一行的文字(中国××××公司),合理调整字符间距,查看预览效果,满意
后点击“确定”。
(××分公司××路营业厅),完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小,就会出现满意的公文落款(见
图7)。
(图7)
JustDoIt
在文档编辑中,常常会用到一些符号,而键盘上并没有这些符号的按