网络会议使用管理细则.docx

电话、视频会议系统使用管理细则
为加强公司电话、视频等网络会议使用管理,规范公司网络会议资源申请及使用流程,充分发挥网络会议系统的功用,确保网络会议规范、高效、安全运行,结合公司《会议管理办法》,特制定本实施细则,具体规定如下:
一、定义
本细则所述网络会议是指利用公司网络会议系统,跨地域召开的在线会议类型。网络会议主要包括电话会议和视频会议。
公司目前延用的电话会议系统为“优听”及“八爪鱼”;视频会议系统为“好视通”视频会议系统。设备种类及适用范围如下:
(一)视频会议设备
好视通:支持百人同时在线,文字、语音、视频等多种交互方式。
适用:使用网络的全国所有职场的远程会议、远程培训。
(二)电话会议设备
(1)优听:可实现十几人多方通话,支持电脑会议发起方式,简便快捷,随意掌控会议发起时间。
适用:使用网络,总裁办会议、其他重要跨区会议。
(2)八爪鱼:支持三方通话,集体会议通话清晰。
适用:电话拨号,总裁办会议、其他重要跨区会议。
二、管理部门
(一)总部行政管理中心会务组是公司网络会议系统使用管理的归口部门,负责网络会议的统筹规划及组织协调工作,主要职责如下:
1、负责本细则的实施、修订及日常监督检查工作;
2、负责公司各类网络会议申请的审核、账号派发工作;
3、负责总部网络会议的日常管理及服务工作;
4、负责协调分公司做好网络会议的技术保障和相关服务工作。
(二)总部营建中心网络组主要负责网络会议系统的技术支持与保障工作,主要职责如下:
1、负责网络会议系统的网络调试、设备维护及技术保障工作;
2、负责拟定网络会议系统的操作规范并组织实施,定期开展相关培训。
(三)分公司兼职会务管理员
各区域、分公司设置兼职会务管理员,一般为行政岗人员担任,具体职责如下:
1、负责地方网络会议的日常管理及服务工作,包括网络会议系统设备、麦克风、音响及网络模块等设备的日常使用及维护;
2、参加总部组织的专业培训,并在营业部进行宣导,组织、落实网络会议操作规范;
3、负责会前、会中、会后的相关会务服务及联络工作。
三、申请流程
总部各部门及分公司会议举办单位如需使用公司网络会议系统组织召开会议的,须提报会议申请,具体流程如下:
(一)职场网络测试
会议举办单位如第一次使用网络会议系统的,需提前2个工作日向行政管理中心会务组询问具体使用方式,由会务组人员配发虚拟账号测试所在职场的网络环境及软件的使用情况,如职场网络有问题的,须及时联系营建中心网络组对接人员沟通解决。职场网络能够支持网络会议系统的,则可进行网络会议申请流程。
(二)网络会议申请流程
1、视频会议申请流程(好视通)
会议举办单位确认所在职场网络连接无问题后,须提前1个工作日提交会议申请邮件,将《会议申请表》(详见附件一)黏贴至邮件正文,邮件内容须包括会议名称、会议起止时间、会议人数、会议需求。
总部网络会议申请邮件经部门负责人审核同意后,提交至行政管理中心会务组,经会务组人员审核无误后,分配“好视通”视频会议账号至主办方后,会议主办方即可发布视频会议通知。总部网络会议申请流程如下:
会议举办单位经办人→部门负责人审核→行政管理中心会务组审核、派发账号→流程结束
分公司网络会议申请经分公司负责人审核同意后,提报至业务端管理部审核,审