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公司档案管理制度

第一条为加强公司的档案管理,建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案准确、完整、系统,能有效进行检索、保管、使用与持续补充,特制订本制度。
第二条该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。
第三条职责
1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。
2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档,办公室负责监督。
3、公司销售档案由销售公司保管。使用时由销售公司指定专人调档,办公室负责监督。
4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档,办公室负责监督。
第四条档案管理的流程分为:文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。
一、文件的收集
凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
政府机关或职能部门的文书材料
职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;
职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;
职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;
职能部门对公司各类请示事项的批复;
其它相关资料。
(二)公司证照
1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管。
2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照,由办公室统一保管。
以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件,必须填写《档案室资料借阅登记表》,经总裁或董事长同意后方可借出,原则上,证照借出当日内归还。
公司文书材料
1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料,公司下属公司的董事会形成的各种文件资料;
2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料;
3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿;
4、公司给上级部门的情况汇报及请示等;公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;
5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等;
6、公司各类调研工作形成的文件材料;
7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;
8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;
10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等;
11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料;设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。
二、立卷归档:
流程:
各级资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如办公室可制定“人事行政发文”等,并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面,同步编制电子文档清单。
随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单,存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档,同步更新电子文档清单。
按月度、年度周期对手头上的所有文件进行清理,对需要归卷的文件材料进行归档,对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。
要求:
原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。
各部门向公司档案室移交档案时,均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份。移交时,交接双方进行清点签收,并各自保存一份。
各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整,档案室不接收未经系统整理的零散文件。
文件在各部门保存阶段,要注意保持字迹清晰、份数完整,防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
各部门可根据实际工作需要保存文件,但向公司档案室移交档案时,则应按规定的归档范围进行。
档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明,方便后期的借阅和鉴定工作。
三、整理上架:
流程:
鉴定:对各部门移交的档案,公司档案管理员要重新审查其价值性,并剔除无保存价值的文件材料。
组卷:通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录,组成案卷。
上架:案卷按档号顺序竖放在密集架上,一般小号在左,大号在右,自上而下。
造册:制作全引目录和案卷目录,形成保管清册。
(二)要求:
卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;工程档案的卷内排列顺序为文前图后。
不同保存价值的文件应分开组卷。
凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机,正面右上角,背面左上角)。
文件材料装订前应剔除金属物。