差旅费报销规定.doc

关于差旅费预借及报销的管理规定
一、目的
为了加强公司及其所属子公司出差费用的管理,保证出差人员工作和生活的需要,科学管理与使用差旅费用,明确差旅费报销标准、出差申请与报销程序,特制定本办法。
二、制定依据和适用范围
本办法根据国家相关法规及公司办公会议研究决定,结合公司实际情况制定。
三、定义
1、差旅费:是指因公经批准到公司所在城市市区(公司所在城市县)以外地区工作所需的交通费、住宿费、伙食补助费等。
2、出差天数:指出发日到返回出发地的日历天数。
3、住宿天数:指住宿费发票列示的天数,或定额发票折算的天数。
4、差旅费报销总额:指凭单据报销部分、住地包干部分、其他补贴部分之和。
(1)凭单据报销部分:指城市间交通费(车、船、机票、机场建设费、人身保险费);会议住宿费;会务费;招待客户费用;特批的的士费、通讯费等,购买了公差人员责任险的人员不再报销各类保险费。
(2)住地包干部分:指住宿费、住地市内交通费、伙食补贴之和。
(3)其他补贴部分:指按天数(或小时数)计算的其他补贴,包括:在途超过12小时的补贴、乘火车未坐卧铺补贴、夜间乘坐长途汽车或轮船统舱补贴等。
5、差旅费报销实行“差前控制、差后报销、全额包干、超支自负、节约归己”的办法。
6、出差地分为特殊地区(北京、上海、广州、深圳)、一般地区、当日能返回地区(公司所在城市周边城市群)三类。
7、关于出差人员在当日往返地区出差,因工作需要当日确实不能返回,差旅费报销按一般地区标准报销。
8、申请公司车辆外地出差,司机住宿费用按所在职位层级标准报销,费用由用车部门承担。
9、同一趟差有多个出差人员,由其中一人负责报销,分类分人粘贴单据;同一趟差需跨部门报销时,按费用分部门分别报销。
10、同一趟差、同一地点只能选择一种报销方式报销。
11、出差途经或中转至特殊地区未发生住宿,差旅费报销按一般地区标准报销。
12、与本趟出差无关的费用另行报销。
13、出差外地的的士票原则上不予报销,特殊情况确需乘坐出租车时,的士费用需经部门负责人审核并报经总裁批准后予以报销,的士票上需部门负责人和总裁签字,并扣除当天的住地交通费补助。
四、职责
1、公司人事部门负责差旅费管理办法的制订、修订,公司财务部门负责监督各部门贯彻执行及本办法的执行检查。
2、部门负责人负责派遣出差人员,审查、约定《员工出差申请单》,根据本办法审签《差旅费报销单》。各部门应坚持原则,严格审批和控制出差人数、地点、时间等,不得以任何名义和方式照顾无出差任务的人员出差,否则,一经发现,除扣回差旅费外,还要追究部门领导责任。
3、出差人员依据本办法填制《员工出差申请单》、《差旅费报销单》。
4、各经办会计人员依据本办法负责审查、给付差旅费借款,审查、结算差旅费报销事项。
五、具体条款:
1、出差管理:
(1)员工因公出差,应按照本办法要求填制《员工出差申请单》(见附件二),提报交通工具及行程、出差天数、预支款项与出差目的等事项,各主管人员应根据工作任务,依照本办法审查出差人员的出差申请,约定各项出差内容并予以签认;员工出差申请经批准后,经公司财务部门审核,最后经总裁批准方能凭出差申请单办理相关借款。特殊情况未及时填报出差申请单人员,出差前需电话征得相关责任领导同意,出差返回后补填申请单。
(2)员工出差归来,应于三日内如实填写出差报销单,执行报销程序。
2、差旅费管理
(1)各部门在完成目标经营责任制的前提下,应按照预算实行总额控制。超额部份应向总裁申请调整预算,未获批准,公司财务部门不予报销。
(2)包干内容与包干标准
按包干标准报销时,实行“差前控制、差后报销、全额包干、超支自负、节约归已”的原则。员工出差根据本人职务级别按相应的地区享受不同的包干标准(见附件一),员工适用职务、级别和职称的报销标准时,按照就高不就低的原则执行。
(3)凭据报销项目与控制标准
员工出差下列费用以事先请示凭据报销:
①城市间交通费报销:
在下述控制标准之内凭据报销。
交通工具控制标准
序
号
出差人
员类别
火车
轮船
飞机
其他交通工具(不包括出租车)
乘坐要求
1
公司正职级
软卧
头等舱
头等舱
凭据报销
火车路途8小时以上可乘坐软卧,16小时以上可乘坐飞机
2
公司副职级
软卧
一等舱
经济舱
凭据报销
3
公司正部级
硬卧
二等舱
凭据报销
夜间乘车6小时以上,连续乘车12小时以上
4
公司副部级
硬卧
二等舱
凭据报销
5
其他职员
硬卧
三等舱
凭据报销
乘坐火车,从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车时间12小时,才能购同席卧铺票;特