产品召回管理规定.docx

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产品召回管理规定
汕头市佳迪丽化妆品有限公司
程序文件
产品召回管理制度
受控状态
文件编号:QP19
版本状态:0/A
生效日期:2016/03/01
编制
批准
一、产品召回控制程序
1目的
建立产品召回程序,当产品出现或可能出现质量问题时,能迅速召回产品。
2范围
适用于本公司产品的召回。
3职责
产品召回小组负责本程序的执行。
4内容
企业已经发现或有证据表明市场销售的产品有质量问题时,就迅速采取退货或换货的措施,收回已售出的产品。
根据收回产品的时限,收回产品可分为一般情况产品收回和紧急情况产品收回。
产品存在的质量问题可能伤害使用者身体健康的化妆品,采用一般情况产品收回方式。产品存在的质量问题,可能严重伤害使用者身体健康的化妆品,采用紧急情况产品收回方式。
一般情况产品收回程序
,此人须独立于业务部门之外,负责产品收回及协调工作。
,迅速调阅销售记录,制定收回计划,计划内容包括产品名称、规格、批号,数量、发货日期、收回单位名称、地址、电话(或传真)、联系人,收回产品数量、收回方式、时限、收回原因等。
,立即实施收回计划。
(部门)定期报告收回工作情况及异常情况,统计收回差额及收回率等。
,启用“退回产品接收工作程序”。
,记录内容包括:品名、批号、规格、数量、收回单位、地址、电话、传真,收回原因、日期,处理意见等。
紧急情况产品收回程序
、决定进行产品紧急收回。
,质量管理部门及经营部门负责人组成的紧急收回领导小组,负责紧急收回全过程的领导决策和异常情况处理。
,质量管理部门和仓储部门参加的工作小组,负责实施产品紧急收回工作。
:
产品品名、规格、批号、数量。
产品批出货记录。
产品停止使用说明或停止销售说明,内容包括:紧急回收原因,可能造成的医疗后果,建议采取的补救措施或预防措施,立即停止销售、使用的通知。
,把收回产品的资料及停止销售使用的说明和通知等发至客户。
,注意收回率、收回数量与规定的差额。
,工作小组应定时向领导小组报告收回工作进展情况,应24小时留有值班人员,处理随时可能发生的情况。
,启用“退回产品接收工作程序”。
,每一参预人员均应详细记录所采取的措施和时间等,收回工作结束后要整理分析并归档,存入产品质量档案中。
领导小组根据收回情况决定是否紧急收回工作结束,若可以结束,应以书面形式宣布并通知有关部门。
因质量原因的退货和收回的产品,应分析是否会涉及其他批号,若可能会涉及其他批号时,所涉及批号的产品应同时收回和退货处理。
退回产品的接收与处理
,由于各种原因(如:退货或收回)退回企业的产品。
:
:退回产品到库,置收货区。
:
,业务部门经办人,质检部门质检员三方到场进行预接收。
、“退货通知单”或“收回产品通知单”核对退回产品的品名,规格,批号,数量。
“退货通知单”或“收回产品通知单”是否按规定经过审批,批准人是否已签字。
。
。
,明显标志。

,观察留样情况,了解该批产品的质量情况。
,了解退回产品的收款情况。
,财务部门负责人分别签字。
。
,质检部门,仓储部及财务部门。

“退货产品登记表”中“接收日期”和“接收人”项目并请检。
。






,经检验确认内在质量符合质量标准的,而且外包装完整无损、无污染;经质量管理部门批准,把退回产品入库,可再发给客户。
,经检验确认内在质量符合质量标准的,但外包装陈旧或捆扎不严等,不适宜于市场销售的;经质量管理部门批准,进行更换包装处理。由生产部门负责更换包装,但一定要沿用原来批号,在原批号后加上符号或数字,以示与原批号区别。更换包装后,经质检部门检验,发检验报告单及产品发放单,才可办理入库,入库后产品方可再发给客户。
,应作销毁,做好销毁记录。
5记录
出货记录
产品收回记录
二、产品退货及处理管理制度
1目的
建立产品退货及处理制度,规范其操作流程。
2范围
适用公司生产产品的退货和处理。
3责任
质检部、业务部、财务部。
4内容
客户提出退货时应填写退货单,内容有:名称、规格、批号、数量、退货单位、退货人、退货原因。
退货连同退货单一起交往质检部处理,质检部接到退货和退货单时,核对单和实物的名称、规格、批号、数量、退货单位、退货人、退货原因是否一致。如有出现单货不一致的情况时,知会业务部负责人同客户沟通,双方达成一致协议时,质检部才可以处理此批退货。
质检部处理退货时,根据退货原因进行检验,检验分出合格与不合格两种状态,同时作好相应标识区分、填写退/换货处理报告单。
退/换货处理报告单原件质检部保存,复印件分发致业务部负责人、财务部门。
经过检验的合格制品质检部签发合格标贴后退回仓库,仓库根据该产品的合格标识发往生产部门处理,生产部对其进行加工/返工,再次经过检验后方可出库销售。
检验过的不合格品,按不合格处理管理制度进行。
5记录
退/换货处理报告单
附件紧急联系人名录