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档案管理
山西压缩天然气集团有限公司
行政工作部
2016年11月11日
——国新集团档案管理有关发文
晋国新字【2016】96号
山西省国新能源集团有限公司关于转发《山西省档案局、山西省人民政府国有资产监督管理委员会关于下发<2016年省属国有企业档案工作年度目标责任考核体系分解表>的通知》等文件的通知
——压缩天然气集团有限公司有关发文
《山西压缩天然气集团有限公司档案管理制度》
《山西压缩天然气集团有限公司关于加强档案管理的通知》
———档案管理的目的
实现公司档案工作的标准化、规范化、现代化管理,
更好地为公司的发展提供全面、高效、优质服务
档案概述
企业档案是指公司所属各部门、单位在工作活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同门类载体的历史记录。
企业档案包括文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、设备档案、电子档案、图书资料档案和其他实物档案。
档案的特性和作用
档案的特性:
(1)原始性
( 由原始文件直接形成)
(2)真实性
( 各项活动的真实记录)
(3)唯一性
(4)信息性
(5)机密性
(6)多样性
档案的作用:
(1)是本单位各项活动的历史积
和真实记忆;
(2)是开展工作的凭据和参考;
(3)是本单位的资产和资源;
(4)是本单位整体管理体系的组
成部分;
(5)是保持可持续发展的重要保
障。
档案管理机构和职责
行政工作部是公司档案管理的职能部门,下设档案室具体负责档案管理工作,负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作。
负责集中统一管理公司的档案工作,做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作,为公司各项工作服务。
负责公司档案、资料的调阅和利用工作,利用的档案信息资源编写各类编研材料、检索工具,编制专题目录、索引目录,为领导和企业生产建设提供服务。
负责档案的鉴定和销毁,按部门、专业成立鉴定小组,对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。
档案管理员岗位职责
一、负责公司各类档案的收集、整理、保密、借阅、登记、督促归还工作。
二、负责公司工商、税务等各类证照的保管、借阅及相关手续办理工作。
三、坚守工作岗位,严守保密纪律,不得对外宣讲公司档案内容,不得把档案资料给无关人员翻阅。
四、负责定期维护、清查公司各类档案,做好防水、防虫、防潮、防盗工作,确保公司档案保存完整,不出现污损。
五、对应销毁的档案及时清理、造册,按保密制度进行销毁,做好善后工作。
六、完成领导交办的其他工作。
档案工作管理体制和基本原则
本公司档案管理体制
档案工作实行系统垂直管理体制。
集团公司负责对集团全系统的档案工作进行统一规划和管理;
各子公司根据集团公司的相关政策,负责本公司及所辖分支机构档案的管理工作;
档案管理基本原则:
统一领导,分级管理,确保各门类档案的完整与安全,实现档案的综合管理和有效利用。
各机构必须指定专人负责档案管理工作
档案的接收
各部门文书档案应于每月5日前向档案室归档。基建项目档案的归档,在项目竣工验收后及时办理接收手续,同时协助做好相关材料的积累、收集工作。会计档案由财务部门年终立卷,保存一年后,移交档案室保管。声像档案、实物档案由各部门兼职档案人员在每项工作活动完毕后随时整理归档。移交档案时,交接双方根据移交目录清点核对,履行签字手续。
归档范围
(一)上级单位的文件材料:
1、上级单位下发的属于本单位主管工作并要执行的文件,以及普发性、非本单位主管业务但要贯彻执行的法规性文件;
2、上级单位召开的需要贯彻、执行的会议形成主要文件材料;
3、上级单位领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。
归档范围
(二)本单位形成的文件材料:
1、本单位党、政、工、团以及各项业务管理工作中形成的文件材料;
2、本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印章、组织机构变化等文件材料;
3、本单位召开的业务工作会议、党政联席会议及其他重要会议产生的会议记录、文件材料等;
4、本单位颁发的以及有关单位联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿;
5、本单位的请示与上级单位的批复文件;
6、本单位领导在公务活动中形成的重要文件,从外单位带回的与公司有关的经文书处理登记的文件材料;
7、本单位及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告;
8、本单位干部任免、调配、培训、奖惩、评定职称、聘任、调资晋职、纪律检查等文件材料;
9、各种外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、工作往来文件等;
10、本单位与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料。