OA系统使用管理制度.doc

OA系统使用管理制度
第一章总则
第一条为了提高工作效率,保障信息传递畅通,根据公司实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于公司OA系统的管理。OA系统管理网络系统是管理信息传递的有效平台,它集合了各方面信息,是公司实施高效管理的重要工具。
第三条为了保证通过OA进行发起和传递的各类电子文件能够及时得到处理,原则上各环节处理时间不得超过三个小时。
第二章管理职责
第四条原则上各子公司有行政部门的,行政部门负责人将作为各子公司OA管理员(二级管理员),没有行政部门的,可指定专人作为管理员。各管理员要承担起所属公司OA子系统的管理工作,按照要求,在系统内进行分层级,分区域的全面管理工作,开展诸如电子档案管理、通知通告下发、重要文件资上传共享(分权限)、系统深化开发应用等工作。行政部将对上述管理员进行专门培训。
第五条在系统运行初期OA系统管理员(包括二级管理员)须对系统平台进行实时监控,确保系统运行稳定。
第六条各系统管理员(包括二级管理员)及系统使用人
要及时收集、归纳和反馈OA平台运行过程中的各类问题(包括表单设计、流程设置、功能模块、操作使用等方面问题),逐级上报解决存在的问题。
第七条 OA系统管理员需根据不同工作、不同岗位、不同团队的性质,确定各子公司、部门的机构和权限设置,凡需变更权限或部门设置时,变更部门需向行政部提出申请,由行政部统筹考虑后决定是否同意变更,因员工调动、离职等原因造成岗位变动时,变动部门应及时将变动情况函告OA系统管理员,系统管理员须在收到函告后的24小时内完成相关账号、权限、归属等的调整工作。
第八条相关文件、资料(包括传审、传阅、公告、新闻等等)由发起人负责对发起内容进行管理。
第九条为了确保OA平台的正常和高效运行,各系统使用人均有合理使用系统、进行系统维护、提出意见建议等的权利和义务。
第三章日常使用
第十条在OA系统上线运行之初,原则上所有传审、传阅、签批、通知、公告、新闻及资料传递均需通过OA系统进行,但考虑到当前运行的实际,除部分文件外的传递可沿用现有纸介质传递流程之外,其他传递均需通过OA系统。行政部将严格按照规定履行纸质文件审核上报关,凡能通过OA系统上报的纸质文件,一律退回发起人用OA系统上报。
第十一条 OA系统文件审批环节的效率及时间限制
(一)凡上报审批的文件,在每个环节停留时间原则上不得超过3小时,凡超出规定时限,又无正当理由的,每次处罚相关责任人200元,以下情况除外:
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、出差、学习、开会及其他重要工作开展需要延长审批时间的;
、数据及资料不全而要求发起人给予解释或补充的。
(二)凡上报审批的文件,因不达标被退回时,退回人应注明退回原因、修改要求、需要达到的标准以及重新上报的时间,并及时电话或当面告知发起人,坚决杜绝无原由、无标准的退单现象发生。
第十二条由于OA系统流程属刚性流程,存在一经发起便无法修改发起内容的问题,因此,要求各发起人在发起前仔细审核文件内容,确定文件数据资料齐全后方可上传。审核及审批环节中各节点责任人均应严格把控审核、审批关,否则将进行如下处罚:
(一)日常上报审批的文件(资料),部门必须认真把关,如拿不准时须及时征求相关领导意见,