时间管理与GTD方法.pdf

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时间管理的目标
什么是GTD?
人生规划的“六个高度”
时间管理的“五个流程”
时间管理的“四象限法则”
时间管理与GTD学习资源:.
时间管理的目标:.
时间管理的目标
每天工作的三种状态——
黑洞
“精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪费的时间”(时间黑洞)
1,提高单位时间的投入产出比
效率
2,减少不必要的事务
1,用最少的时间,做最有效的事情
平衡
2,把握自己的生活,达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡:.
什么是GTD?:.
GTD方法是什么?
1,GTD=GettingThingsDone(“把事情做完”或“搞定”)
GTD2,源自DavidAllen(戴维•艾伦)的一本畅销书《GettingThingsDone》
3,GTD方法具有广泛的影响力
1,把所有事情都写下来,存进工具,清空大脑
核心
2,一时一事,心无杂念,实现真正的高效工作
1,清空你的大脑
要点
2,把任务和项目具体成行动:.
GTD方法是什么?
六个高度五个流程四象限法则:.
人生规划的“六个高度”:.
人生的“六个高度”
戴维•艾伦提出,我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的。
规划
原则(五万米)责任范围(两万米)
自己的价值观、原则和目标,这是你工作上的角色,如销售、管理等;生
工作生活的灵魂所在。活中的角色、如父亲、子女等。
愿景(四万米)任务(一万米)
3—5年的目标,可以是职位的,也可所有需要一步以上完成的事情都是一
以是组织能力、协调能力等个任务
目标(三万米)下一步行动(跑道)
比愿景更细化,通常为一年内的阶段这是最为细枝末节的事件,我们要将
性成果。他们全部放进清单,一一消灭。:.
人生的“六个高度”
1,自己的价值观、原则、人生目标
2,据此对人、事、物作出评估,决定什么是最重要的,值得花费多少时间
原则
3,价值观不在你的记忆里,需要从你的经验中去提炼
1,根据价值观,确定三到五年内的各方面(健康、事业、生活、财富等)的愿景
2,描绘蓝图:(1)我的目标是什么?(2)达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样
愿景
的?不断回顾蓝图,增强完成目标的愿望和动力。
1,比愿景更细化,通常在一年内就可以有一个阶段性的成果
2,好的目标给人以明确的方向,能激发出人的潜能
目标
3,好的目标,应当符合SMART原则:.
人生的“六个高度”
=SMART
S
Specific具体的目标明确
XX√√
Measurable可测量可以度量
MXX√√
Attainable可实现具备能力X
AX√√
RRealistic可实行有现实条件
XX√√
Time-base时间线有截止时间X√√
TX:.
人生的“六个高度”
目标￿计划针对目标进行层层分解,才能保证目标顺利实现
目标步骤月计划周计划:.
人生的“六个高度”
1,每个人都是很多角色的集合体,也在很多角色中转换
2,每个角色的使命、目标、心态和处事方法都不相同
角色
3,没有进入当下角色,没有正确的心态,影响执行力
角色决定心态
心态决定成果:.
人生的“六个高度”
1,一系列行动的组合,可分解为若干行动
任务
2,从战略上总揽全局——“做正确的事”
下一步1,单一的可以立即执行的事情,由任务分解而来
2,专注地采取正确的行为——“把事做正确”
行动:.
时间管理的“五个流程”:.
时间管理的“五个流程”
收集
处理
组织
执行
回顾:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
1,将“一切引起我们注意的东西”放在”收集篮”里
目的
2,在清空大脑的同时达到”心如止水”的境界
1,由目标分解而得到的各种计划和项目
来源
2,个人的突发奇想和各种突发事件
1,使用的工具越少越好
要点2,在5秒钟内拿出工具
3,定期清空工具:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
1,对任务打上”可以执行”或”不能执行”的标签,并对任务进行分类
处理
2,处理过程在大脑中进行,不需要写在收集篮里
1,从最上面一项开始,逐项处理
原则2,一次只处理一件事情
3,处理过不要再放回收集篮(被迫中断的除外):.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
1,垃圾——浪费时间,千万别做
不可执行2,将来某时/也许——时机不成熟,计入清单
3,参考资料——无需处理,分类归档
1,2分钟能搞定——立即去做
2,需要多个步骤的项目——记入清单,任务分解
可以执行3,指派给别人完成的事——把猴子甩到别人身上
4,特定时间做的事——记入日程表
5,待办事项——有空就立即搞定:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
组织按照处理的分类结果,将收集篮中的材料分别放入对应的工作清单中
1,收集篮
3+12,将来某时/也许清单
清单3,待办事项清单
4,项目清单:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
回顾回顾
将来某待办
时/也事项
许清单清单
回顾
回顾
项目
目标
清单:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
1,每天工作第一眼
时间
2,每周定期做回顾
1,站在3万英尺的高度去看待问题
作用
2,让灵感应运而生:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
1,采取柳比歇夫记录法,随手记录
时间日志
2,为后续的时间分析提供充分的素材
1,自己的高效时段在哪个时间段?
2,本周主要完成的任务是什么?
3,是否按照事情的重要程度来进行处理?
分析4,影响工作效率的罪魁祸首是哪些事情?
5,对于重要任务进行回顾,思考提高改善的方法。
6,查看是否休息的时间是否充分?
1,分析自己的时间投入与产出
作用
2,找到自己的最高效时间段:.
时间管理的“五个流程”
收集处理组织回顾执行
重要性根据价值观和四象限工作法选择下一步行动
1,根据环境对任务进行分类:打电话、计算机旁、外出等
环境
2,将相同环境下的任务集中处理,可以提高效率
1,考虑现在有多长可利用时间
时间
2,根据时间长短,选择合适任务
1,注意调节工作节奏,将难度大、耗费精力的任务与简单任务交替安排
精力
2,有利于集中精力,有效防止疲劳:.
时间管理的“四象限法则”:.
时间管理四象限法则
1,由著名管理学家史蒂芬•科维()提出的时间管理理论
四象限
2,把工作按照重要和紧急两方面的程度,划分为四个象限
重要程度紧迫程度
根据职业价值观评估一件事情根据任务的时间底线确定事情
的重要程度的紧迫程度:.
时间管理四象限法则
具体
把自己所有的日常事务放到四象限中分析
分析
重要且不紧急重要且紧急
不重要且不紧急不重要且紧急:.
时间管理四象限法则
对策对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理原则
有计划去做立即去做
1,进行任务分解,制定时间表;每次投1,工作压力和生活危机的主要来源
入很少时间,就可以完成庞大任务2,是一个雷区,越少进入越好
2,处理好的话,会减少第一象限80%的3,80%的事务都来自于第二象限没有被
事务处理好的事务
尽量别去做交给别人去做
1,用于缓冲调整,在疲惫时用来调整心1,我们忙碌而且盲目的源头
态和身体2,放权交给别人去做
2,投入太多精力,则是浪费生命3,通过委婉拒绝减少这类事务产生:.
时间管理四象限法则
1,第二象限的工作是四象限的核心和最终目的
第二
2,要将自己主要的时间和精力投资在第二象限
象限3,关键是做好工作相关的目标描述和任务分解:.
时间管理四象限法则
1,一篇文章——《猴子背在谁身上》,《哈佛商业评论》1974年11-12月期,作者
,被要求重新刊载次数最多的文章
2,一本书——《别让猴子跳回背上》,作者WillamOnckenJr.,从上篇文章扩展而
猴子
来
法则
3,猴子法则——虽然管理者将猴子(任务)分配给了下属,但是一旦任务执行发生困
难,猴子(任务)就会又跳回管理者的背上。而管理者摆脱负担的方法就是应该将注意
力放在分配与掌控猴子(任务分配)的工作上:.
时间管理四象限法则
1,对管理人员来说,应该多做重要的、擅长的事情,尽量把别人能做和别人擅长
的事情分配出去。这样效率才会更好。如果事无巨细,事必躬亲,只会把自己累死
猴子
法则
2,对于普通人来说,要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。如果任何事情都
追求完美,不知道选择和放弃,会在生活中遇到很大问题:.
时间管理与GTD学习资源:.
时间管理与GTD知识云图
目标的制定有效培养习惯时间也是一种投资
六个高度
筷子式清单
清空大脑
任务的分解
时间黑洞
衣柜整理法
提高执行力时间管理
3+1清单系统
职业价值观
SMART目标
五个流程GTD
UnbrokenTime
2分钟原则
每日回顾
突发事件的处理原则
柳比歇夫记录法
猴子法则
80/20法则四象限法则
建立高效办公区:.
GTD学习资源
书籍
网络
工具:.
GTD学习要点总结
当你把所有事情都交给大脑思考时,大脑就会停止响应。当你把大脑有效清空时,大脑才可以用来有效思考。
脑袋里只装一件事,也就是一时一事。至少有这么几个好处:1,专注。2,成就感。3,摆脱压力。4,更好的
结果。
造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把”项目”当成了”行动”!什么是项目?它是由若干
个单一的行动所组成的。那什么是行动呢?行动就是可执行的步骤。
任何复杂的项目都是由简单的”下一步行动”组成的。
找出”下一步行动”的秘诀:一:动词开头。二:内容清晰。三:描述结果。四:设定开始时间、周期、最后期限
。
不管是列清单、写目标、还是做计划,都要写下来。这是一种态度,也是一种方法。:.
GTD学习要点总结
把大量的时间花在了如何制定一个完美的人生规划上,而恰恰忘了去执行。这世界上的绝大多数人都经历过一
段这样的愚蠢期。——不要做一个收藏家,而要做一个建筑工。
你需要合理地安排自己的时间,把握行动的进度,照顾别人的时间。写下第二象限优先级最高的事,然后像巴
菲特那样坚信自己的长期投资,只要认为这是有价值的,就集中精力去做;当你集中精力做完这件事以后,再
去做下一件。
将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的同事采用。时间管理并
不是你个人的事情,我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事。可以想象一下,每天与同事的接触就像是搭积
木,你是一个方块,而别人都是三角形,这样的积木能搭多高?能紧紧结合在一起吗?不能!除非你和同事都
是方块,或者都是三角形,才能够产生合力,紧紧地联系在一起,做到合作无间。这应该是时间管理的最高境
界了。