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工作总结的结构和写作方法
工作总结的结构和写作方法
写工作总结是很多职场人士难以回避的问题,如何写好一份工作总结,充分表达出自己的工作成绩,有时就像足球场上的临门一脚那样重要。写总结之前首先要考虑三个问题:一是为什么要总结?如果想不清楚这个问题,就想一想如果不写总结的话会有什么后果?这个可能发生的后果往往就是写总结的目的。二是有没有其他的替代形式?比如采用口头汇报、数据报表、现场展示等形式。三是谁需要你的总结?上司?其他部门?下级?客户?针对不同的对象,写总结方式和思路也有所不同。
接下来需要考虑总结的表现形式。常见的形式包括Word文档、PPT文档、Excel文档、影音文件/动画等。Word文档一般比较适用于需要长篇叙述、进行定性描述的总结,也是比较传统的形式。PPT文档总结的特征是容易阅读,简洁、要点突出,报告的结构清晰、主次分明,逻辑层次清晰,如果还需要总结人进行口头报告,则更加适用。Excel文档总结的特征是内容模块排列直观、明了,很容易“一纸化”表达,且可直接进行数据表分析。另外,影音文件/动画的形式也能使得总结更直观、生动。
工作总结一定要表达具体的内容,承载这些内容的载体有很多,常用的有四类:一是描述性的文字,这是最常见的载体;二是数据,数据能量化地描述出工作结果,比文字更有说服力;三是图表,图表能更为直观地表达数据间的关联,指明趋势,形象地描述状况;四是分析,通过逻辑结构的分解,或使用各类分析工具,分解现状、追溯原因、预测未来,可以说,没有分析的工作总结将是单薄而苍白的。不同类型的工作总结、或不同类型的管理文化背景,需要选择使用不同的载体,或综合使用,以达到“有效表达”的目的。
进行文字性描述时需注意几个要点:一是要术语得当,使用不恰当的专业术语一方面会使人看不懂你所想表达的意思,更严重的是曲解你的原意,造成工作失误。二是要尽量使用公司的常用词汇,共同的词汇是交流的基础,也是构筑公司企业文化的基础,对一些词汇的共同理解能提高沟通效率,而使用非常用词汇将提高工作总结的阅读难度,甚至造成理解偏差。三是要分要点,将报告内容按逻辑要点分开,将使表达更为清晰、流畅,重点更加突出,提高报告的可读性。四是要简洁,每一句话都应有目的性,有存在的意义。好的工作总结一定不是言语罗嗦的八股文,对于尚不擅长简洁表达的人来说,若想将重点突出表达,可考虑使用减法,总结报告完成后再审阅一遍,一点点减去那些无意义的信息。
工作总结的数据来源有很多,但写报告时往往又面临缺少数据支持的窘境。一般来说,至少可从四个方面去寻找数据:一是日常记录,属于累加型数据,比如累计发生的错误次数、累计接到的投诉件数、累计实施的培训时间等,若平时没有记录,总结时往往很难准确取数;二是信息系统,属于统计型数据,即可以从直接从信息管理系统中提取的数据,比如在职人数(及其他人员相关的统计数据)、产值、平均库存等;三是项目性工作,属于项目型数据,即在项目实施过程中发生的各种统计数据,比如一共投入的资源数量、项目的时间进展数据、发生的损失、产出的结果数据等;四是预算和支出,除了财务预算、还包括人员或其他物资资源的预算,将预算与实际支出进行比较,也是工作总结中常见的方法之一。
在编制数据时,要注意一些基本要求,才能确保数据的有效性。
1、数据必须是准确、客观的。不能凭空估算,一定要有