文书管理规定.doc

六、文书管理规定

□总则
第一条目的
为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本规则。
第二条范围
本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
□承办部门
第三条总收发部门
总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理,各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条管理部门
(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书,以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。
(四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者,管理部门不得受理。
第五条主办及会办部门
(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门,如有涉及其他部门时,其他部门则为该项文书的会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如下表
资料报送对象
主办部门
提供部门
备注
一、金融机构二、主管机构(一)税务主管机构(二)商业及证券主管机构(三)工厂主管机构(四)外汇贸易主管机构三、报界(新闻)资料四、业务往业客户(业务上需要及推广产品宣传资) 五、股东及一般性客户(编制各公司或关系企业体年报)营业部门
财务部门各公司会计处(科) 法律事务室各公司总经理或独立厂区之管理部门资材部秘书室营业部门各公司总经理室(统一格式由各公司会商决定,如以企业体为主,则由各公司总经理室提供资料并由总管理处总经理室汇编)
各公司会计处(科) 各公司会计处(科) 各公司会计处(科) 各公司会计处(科)及技术、工务部门各公司会计处(科) 各公司总经理室由营业部门委请设计编制各公司及总管理处有关部门
法律事务室法律事务室财务部如发布资料涉及公司业务政策事项应后始得向外宣布。(一)务求文字简要,设计新颖,以便作为企业宣传之辅助工具。(二)编印前
□行文
第六条行文类别
(一)函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。
(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
(三)便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。
(四)签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。
(五)电报:业务处理须以电报行文时使用。
(六)表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等,可依实际需要印为固定格式使用。
(七)其他:
;诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。
。
第七条行文名义、署名及印信借用
(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下:
:
属政策性或影响公司重大权益的行文。
:
对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。
、盖总经理职衔签字章:
①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。
②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。
③对税务、金融机关的行文。
④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。
,由经理署名、盖经理职衔签字章:
对本款第二项所列以外的公家机构或公营企业、法人团体的行文。
营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。
,由厂处长署名盖厂处长职衔签字章:
营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
:
①采购部门对厂商的行文。
②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。
、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者,得盖用公司公章行文。
,须另行规定行文名义、署名及印信使用者,应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准