超额运费管理规定(附带表单).docx

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HR/
超额运费管理规定
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对超额运费进行统计,提升本公司按计划交付的能力。

适用于批量产品非计划交货产生的费用。

:在合同交付之外发生的超出成本的费用。(注:可因方法、数量、未按计划或延迟交付等原因引起。)
正常运费:物流部向营销中心提供一份进行正常交付的物流规范,规范中应明确正常发货的运输线路、运输公司、运输方式、运输时长、运输数量;各类运输费用的标准由物流部自行保管。
营销中心:负责超额运费的申请。负责将超额运费的情况纳入到顾客满意度分析中,具体见《顾客满意度测量控制程序》。
物流部:按正常交货计划提供交货服务,同时也配合营销中心进行非正常交货计划的交货服务,以尽可能减少客户抱怨。统计每一起超额运费的运费情况提报至财务中心。
计划部:统计每一起超额运费发生的记录,并判定发生原因单位,后续跟进和验证原因分析和改进方措施。
责任单位:负责超额运费的原因分析和改进措施制定和执行。
生技副总裁:负责超额运费最终批准。
财务中心:负责根据非正常性费用申请单进行相关费用的统计、数据提报。

非正常交货情况有下列情况
营销中心由于内外部原因需要加急交货时,要求仓库进行交货所产生的运费。外部原因如:客户紧急加单及要求加急交货。内部原因如:营销中心未及时通知仓库发货、产品延期入库(生产计划问题、原辅材料短缺、生产异常…)、成品质量异常、仓库延误等。
因延期交货而产生的罚款及扣款费用
因客户退货而产生的物流费用、遏制措施临时补货产生的费用、以及退货品经过处理后的二次送货费用。

物流部提供超额运费明细表给财务中心统计,营销中心向计划部提供当月的超额运费次数。
超额运费统计发生争议时,根计划部根据超额运费申请单,调查责任部门,由责任单位进行原因分析并提出纠正与预防措据发货计划、营销中心与物流部联络作业记录为准。
超额运费责任追溯和纠正预防
,调查责任部门,由责任单位进行原因分析并提出纠正与预防措施,以持续改善交付能力。因客户原因产生超额运费,营销中心应将超额运费部分的费用增加到产品销售费用中。
超额运费申请流程
流程
责任部门
工作内容
相关文件/记录
交付计划
营销中心
发货计划
客户要求的交货计划
乙
X:
否
证
营销中心
当计划的交付时间紧急时,先和客户联系能否推迟交期,如果不允许,则选择加急的物流方式。
发货单
1
T
营销中心
营销中心向物流部提出“超额运费申请单”,提出期望的运输方式和送达时间,报生技副总裁批准。并统计到超额运费统计表中。
超额运费申请单超额运费统计表
提出申请
J
物流部
接到超额运费申请单后,物流部在1小时内安排紧急发货的事宜,选择更快捷
运输单运输统计表
安排紧急发货
的空运方式或物流公司。
1
F
物流部
1•物流部发起非正常性费用申请,填上实际的物流费用,附上“超额运费申请单”做附件。
。
非正常性费用申请单
确认费用
1
计划部
计划部调查导致超额运费的责任部门。有异议时责任部门提出意见,最终由生技副总来判定.
非正常性费用申请单
责任追溯
原因分析和纠正预防
责任部门
责任部门进行原因分析和纠正预防措施。计划部负责对回复的原因和措施进行审核,并跟踪改善情况。
非正常性费用申请单
1
统计
财务中心营销中心
营销中心根据每月的超额运费统计表统计当月的超额运费次数,每月6号前将数据提报给财务中心和计划物控中心。
财务中心核对非表中的超额运费次数与营销中心提供的次数是否一致。并在每月10号前统计超额运费金额和超额运费与总运费的占比。
HR/QIxx・xx
相关文件
《产品交付控制程序》《顾客满意度测量控制程序》《纠正与预防控措施制程序》
《应急计划控制程序》
相关记录:
文件编号
记录名称
保存期限
保存方法
责任部门
责任人
保存位置

超额运费申请单
3年
纸质
物流部
物流主管
物流部
:
版次
更改内容描述
更改人
批准人
更改日期
第一版/0
初版
超额运费申请单
(表单编号)业务员\助理:申请日期:单号:
客户信息
客户
地点
要求送达日期
申请原因
□客户紧急要货
□发货通知延后
□产品延期入库
□成品质量异常
□仓库延误
□其它:
产品信息
产品代号
发货数量
发货件数
营销审核
签字: 日期:
生技副总批准
签字: 日期: