行政文秘.ppt

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1、企业行政文秘的工作内容(1)
项目
内容
1、日程管理
预约会面的受理及安排;日程表的制作;预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整,向上司再次确定,预计计划进行管理,交通工具的选定、订座与购票,旅费及预付款等的收受
2、环境的整理准备
上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理
3、会议及活动
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备,运作及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容(2)
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理(包括药品的准备等)、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整,上司外出的准备、车辆的安排(与司机联络及调整)、上司的接送、上司其它事务的代理。
5、会计方面的业务
各种票据如:交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。
6、突发事件处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时,对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理,发生紧急情况时,对公司内、外的联络。
企业行政文秘的工作内容(3)
项目
内容
7、接待、应酬工作
面谈、访客的安排、招待(茶点、饮食等的准备)接送、上司办公室及会客室的安排,
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。
媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理
8、沟通支持性工作
沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项
9、文件的处理和保管
公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器(电脑、复印机、传真机)的操作和管理;文件档案的管理;
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