高效会议和简报技巧工作坊.ppt

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准备一个会议
会议目的和目标
会议的日期和地点
会议的参与人员
会议的议程和时间长度
会议的角色定位
所需准备的会议资料
会议中可能的预测
会议信息的和确认反馈
确定会议目的
通知信息
集思广益
锁定和分析问题
确定一个行动
探讨事宜
澄清角色和责任
冲突或者协调会议
……
确定参与人员
是否是会议事项的主要?
是否会议有合适的限制?
是否能够给予相关的贡献的(INPUTS)?
是否会议事项中的?
是否是会议中的信息搜集和整理者?
是否是需要获取相关信息和后期执行者?
KeyPlayers
,预约匹配的时间表
提供主动和积极的角色定位,或者强调会
议出席对其的利益和价值
会议日程需要思考的核心内容
会议的目的
会议的期望目标和产出
日期时间地点(人数设备)会议持续时间长度
会议的召集者
会议参与的名单或者团队(如营运部)
会议参与的者的角色定位(提前获悉角色)
()
如有外来参与者,请详细说明
具体日程中发言者的主题和时间分配(类型复杂程度)
会议或者所需资料的前期告知
需要准备的HOMEWORK
搜集相关和信息
与相关获取他们的观点和期望
鼓励相关参与者提前准备
与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议
派发会议日程(包括目的目标产出期望主题和所需时间等)
提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料信息
会议团队是如何达成决定的
投票赞同方式(VotingbyMajority)
团队共识(GroupConsensus)
领导决定方式(ADecisionbytheLeader)
会议举行
准时开始
快速介绍会议的背景和相关信息
重申和会议的原则和共识
(为确保建设性的团队共识而需要遵守的行为和原则)
常用的为“五项基本原则”
会议中的重点-GroundRules
承诺准时和结束
承诺愿意积极参与安排
同意决定或者产生方式
同意采用“停车场”(PARKINGLOT)
澄清现有的一些和相关政策对一些事项的决定限制
邀请每个人都能参与和贡献观点
同意如何处理会议中的“冲突方式”
同意如何去跟进行动计划
如果你是会议FACILITATOR
鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围
不要或者控制讨论
用合适方式一些内向和内敛的人发言
积极和鼓励参与发言
及时如果有语言上的人身攻击迹象
保持小结和会议成员的共识
使用看得见的会议活页夹(Flipchart)或者白板