印章管理制度.doc

公司印章管理制度
2014-?-?发布 2014-?-?实施
起草部门: ?
主要起草人:?
第一章总则
第一条目的
为加强公司印章管理,规范公司印章的刻制、发放、保管、使用,以及停用和作废,特制定本制度。
第二条公司印章的定义及分类
(一) 公司印章的定义:本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
(二)公司印章有以下几类:
公司公章:公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后,在所在地公安部门登记备案,对外具有法人效用的公司正式印章。公司公章名称为“中交(吉林)项目投资发展有限公司”,图形为含五星的圆形。
公司业务专用章:代表和行使某项专业内容和权力的印章,包括人事章、合同专用章、财务专用章、报关专用章等。
法人章:刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。
部门章:在公司内部使用,刻有公司部门名称的行政印章,不具备对外法律效力。
?总裁或总经理章:刻有公司总裁名字的印章。
其它专用章:因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章,包括法律办公室章?、基建办公室章、培训中心章?、工程部章、标准化专用章。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。
第二章公司印章的申请与刻制、废止
第一条申请必要的业务用章:支出合同、销售合同、财务、人事用章可以书面形式向综合部提交“刻制印章申请表”。(附件一)申请表必须由部门领导与主管三层领导确认并经公司主管领导批准。其他印章申请应严格控制。
第二条刻制公司印章的刻制由综合部统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。
第三条散失、损毁、被盗公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,各管理者应迅速向综合部递交说明原因的报告书,报告书须经部门领导和总裁办、中心一级?的领导的确认。综合部根据情况依本制度办理改制。
废止由于机构变更或其他原因废止的印章,由使用部门及时将印章交综合部处理。除特别需要,由综合部将废止印章保存三年,然后在征得原使用者的意见后再行处理。
第三章印章的登记与管理
第一条印章的登记申请刻制好的印章应在综合部进行登记,综合部应将每个印章登入“印章登记卡”(附件二)内,建立公司印鉴档案,并将此档案永久保存。
第二条管理 1公司印章由综合管理。其主要职责包括:根据公司需要,确定公司印章的种类、范围、数量;组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁;管理公司印鉴档案;管理公司公章、负责公司公章用印;制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。公司有关职能单位对所分工管理的法人章、公司钢印、公司业务专用章负管理的责任,承担用印的后果。
2法人章主要用于公司法人代表授权证书;人事劳动合同;招标书和投标书。法人章的用印由总裁办法律部负责管理,用印时须与公司公章同时使用。
?3公司钢印主要用于公司正式员工工作卡,由总裁办法律部护卫队按人事中心提供的转正人员名单执行用印。
4人事章由?按公司人事管理的有关规定负责管理。
5财务专用章(含公司财务专用章、公司工会委员会财务专用章、公司物业部财务专用章、公司食堂财务专用章和法人章各一枚),由财务中心综合部按公司财务管理制度规定使用。
6合同专用章由质企中心计划部、总裁办招标部及各产品事业部计划部分别保管使用,合同专用章的管理由以上各部门按照公司合同管理规定执行。
7报关专用章?保管使用,主要用于原材料及设备的进口报关。
8各事业部章,即各事业部的圆形印章,由各事业部领导指派专人负责管理。
?9总裁办、中心、各事业部办公室及其所属各部负责本单位方形印章的管理。原则上本款所列印章只能对内使用,不具备对外效力。
10其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围(参见附件三)执行并负直接责任。
第四章用印审批和登记手续
第一条 1公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续,填写“用印审批单(附件四)”。用印申请单位应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。涉及国际业务、一定数量货币支付,以及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司主管领导审批,特殊情况可由?领导审批,凡部门级领导签字的必须有上级领导的授权书,否则综合部有权拒绝用印,产生的后果由用印申请单位自负;一般性用印可由部门领导审批;常规大批量用印(如人事部门的劳动合同用印)可视情况由用印申请单位经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。用印申请单位对所选印种负责,综合部有权对用印申请单位所选印种提出质询。公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与“公司公章用印登记表”上的内容是否一致,严格把关。
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