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会议管理制度
第一章总则
第一条目的
为使公司的会议管理规范化和有序化,提高会议的质量和效率,降低会议成本,切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况,从而保证会议的有效性,特制定本制度。
第二条适用范围
制度适用于公司(各分公司、业务部门、办事处)各项会议管理。
第三条会议形式
一、公司的会议形式包括:定期的常规性会议和临时性会议。其中,定期的常规性会议主要包括以下5种形式:
(一)公司周年庆典表彰大会;
(二)公司高管工作例会;
(三)公司年终工作述职工作总结会议;
(四)公司年中工作述职工作总结会议;
(五)各分公司、业务部门、办事处周例会/月度会议。
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二、临时性会议的主持部门以事件主导部门为主召开,具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前一个工作日以通知形式告知相关参会人员。
第二章会议流程
第四条会议安排的原则
一、坚持局部服从整体的原则,会议优先于部门会议,紧急会议优先于一般会议。
二、各类会议优先顺序为:例会、临时性行政/业务会议、部门内部会议。
三、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
第五条会议通知
一、常规性会议除时间临时调整外,不再另行通知,由主持部门直接通知参会人。
二、临时性会议按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知。
三、会议通知期:须于开会前一个工作日内通知参会人及会务服务提供部门。
四、会议通知的渠道:
(一)公司内部QQ群、微信群、企业邮箱:适用于常规性会议通知(含常规性会议临时调整时间的)、临时性会议通知;
(二)公告栏:适用于临时性会议通知;
(三)电话通知:适用于临时性会议公告后,由主持部门电话通知参会人;
(四)OA系统中行政办公之“公告通知”模块发布:适用所有会议类型,用于会议通知存档,备查。
五、会议通知的内容:
(一)会议时间;(二)会议地点;
(三)会议主持部门;(四)参会人员;
(五)会议主题;(六)会议须准备的资料明细;
(七)参会注意事项;(八)其他。
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第六条会议准备
一、会议主持部门的助理或部门指定执行人应提前做好会议准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。
二、对于需要给参会人员发放会议资料的,会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。
三、会议主持部门应提前打印《会议签到表》,并由会议记录员监督参会人员签到情况,会议签到表须在会议结束后由会议主持人签字确认。
四、为了合理分配会议室资源,有效贯彻会议室安排原则的规定,会议主持部门须提前至少一个工作日在OA系统中“综合办公”栏目中填写《会议申请》流程表单;
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限,但会议组织部门或个人必须提前电话与公司行政前台备案。
第七条会议组织
一、会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
二、会议主持人必须遵守以下规定:
(一)主持人应不迟于会前15分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
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(二)主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明,并说明各项议程大概的会议时间限制,以提高会议的效率。
(三)会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
(四)对于讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交参会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
(五)主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确,并落实具体的会议跟踪负责人。
三、参会人必须遵守以下规定:
(一)应于会前10分钟到达会场,并在《会议签到表》上签到。
(二)会议发言应言简意赅,紧扣议题。
(三)遵循会议主持人对议程控制的要求。
(四)对于工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
(五)遵守会议纪律,与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人员处,原则上会议期间不允许接听电话,如须接听,请离开会场。
(六)原则上参会人员不得请假;如确需请假的,须向会议主持部门负责人及分管副总、必要情况下还要向总经理说明情况并征得同意后,方可请假。
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(七)无故未按时参加会议的,将给予当事人100元/次的处罚,并备案。
(八)参会人员应做好本人的会议记录。
四、会议主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。
第八条会议记录
一、各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
二、会议进行期间,重要会议须用录音笔进行录音,并于会议结束后两个工作日内由会议记录员将会议录音提交至公司存档。
三、各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
(一)各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的助理或行政文员),会议记录员名单须报行政部备案;如需调整会议记录员的,调整部门须及时通知行政部。
(二)公司根据名单配发会议记录本。会议记录本用完后由记录员凭旧本至行政部换领新本,旧本同时本部门存档。会议记录本的领取登记按低值易耗品的领取程序办理。
(三)会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
(四)会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,会议主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
(五)公司管理层主持的例会、临时行政会议原则上由总经理助理/秘书负责会议记录工作,公司管理层另有指定的,从公司管理层指定。
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(六)会议记录员应遵守以下规定:
1、以会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,并于会议结束后半个工作日内整理好会议纪要,由会议主持人审批通过后下发至参会人员。
2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。会议主持人须在每次会议记录上签字确认。
3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
三、会议记录的备档按以下规定:
(一)本部门负责组织的各类会议的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,但用完后的记录本应作为机要档案及时转公司统一归档备查。
(二)本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查,部门内其他人员需查阅会议记录的,须经部门负责人同意后,放可进行查阅,并在查阅内容所在页的页眉处签字。
(三)部门其他人员查阅会议记录时,会议记录员须在场;除经部门负责人及分管副总同意外,会议记录本不得外借给其他部门或部门内其他人员。对于会议记录的外借情况,记录员应如实在会议记录中写明外借时间、外借原因及外借人,并由外借人签字确认。
(四)会议记录为的机要档案,保管人员不得擅自外泄。
第九条会议纪要
一、下列情况,会议记录员须将会议记录整理为会议纪要:
(一)除部分部门“站会”外,的常规性会议;
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(二)各类临时行政/业务类会议;
(三)各类紧急性会议;
(四)与经营管理相关的会议;
(五)须会后对会议内容贯彻落实进行跟进的会议;
(六)其他会议主持人要求整理会议纪要的会议。
二、所有会议均需做会议纪要,以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实;会议纪要需如实记录,对内容进行概括、总结,分类别或分项目记录。
三、会议纪要中包含(但不仅限于)如下内容:
Ø会议的主要内容及议题;
Ø会议讨论或决定的重大事项;
Ø会议决定的行动计划或改进措施。(具体格式详见附件)
四、会议纪要整理和发送应在1个工作日内完成,下发或传阅范围由会议主持人确定,通过OA协同发送给所有会议相关人员,及对接人事专员。
五、会议须有落地执行计划输出,具体如下:
(一)宣贯类会议:宣贯后的改进落实计划
(二)专题类会议:针对问题如何解决列出相关人员的工作安排和计划
(三)工作汇报类会议:针对部门问题或个人工作问题的进展安排、改善提升列出相应的计划安排
六、会议纪要输出的工作计划须进行跟进落实情况,跟踪记录汇总实行一会一表制。
会议纪要的跟踪落实
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第十条落实计划跟踪
各部门对接人事专员对会议纪要输出的落地计划,按照计划时间节点进行跟进,并于每月底输出该部门的会议落地执行情况的进展汇报,并将结果上交到分管副总处。
第十一条落地结果考核
会议的落地计划的执行进展情况会进行相应考核,以每月为一个考核节点。
(一)按时间节点完成工作安排和进展,相关人员绩效成绩加5分;
(二)工作事项均能按期完成,部门年度考核中予以特殊情况加分;
(三)一项工作延期完成,相关人员绩效成绩扣5分;
(四)工作在延期一个月后仍未完成,部门负责人绩效成绩扣10分;
(五)部门会议纪要工作超过3项在延期一个月后仍未完成,部门年度考核中取消评优资格。
第十二条奖惩办法
(一)惩罚方面
1、会议未整理会议纪要一次,会议发起组织人予以警告;
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未整理会议纪要两次及以上,处以发起人所属部门负责人予以警告;
2、会议发起人超过一个工作日内将会议纪要发放给相关人员,予以警告处分;
3、会议纪要工作计划安排人员一次未按照会议结果执行落地,处以相关人员警告处分;
两次及以上未执行,则相关人员及部门负责人处以通报批评及罚款的处分。
(二)奖励方面
1、会议纪要每月按时整理、发放,对会议发起人及其负责人进行通报表扬;
2、会议落地执行连续三次均能按照时间节点完成,对于参与工作计划落实的相关人员予以通报表扬以及所属部门奖励奖金500元。
(三)人力资源部每月对会议纪要以上的奖惩情况予以OA公告的形式予以公示。
第十一条会议纪要的汇总统计
一、工作任务完成情况的统计:如工作完成时长、工作完成结果程度、是否有后续待完成的工作内容等,争取以柱状图、饼图等形式体现。
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二、工作时间的统计:根据各岗位不同的工作内容,计算各工作内容的完成工作日。
三、工作任务计划合理性的统计:将计划内工作与计划外工作进行横向比对分析。确认各岗位计划内与计划外工作的比例,从而确定各岗位的灵活机动性。
四、每周工作量的统计:根据工作量完成天数确定每周工作量的完成情况,以工作完成天数的多少为标准来确定每周工作量大小排名,并根据各周工作量大小的综合排名,确定每月实际的工作重点与计划的重点是否一致等情况。
五、每月工作重点的统计:根据每周工作量完成的多少来确定每月的工作完成重点,并根据此统计确认比较每月工作重点与工作量之间是否存在必然联系。
第十二条会议纪要跟踪落实的审核程序
一、由会议主持人填写《部门会议纪要工作任务跟踪落实情况》并报部门主管、分管副总或总经理审核。
二、于下次会议前一个工作日内就会议纪要工作任务跟踪落实情况进行汇总统计。
三、对于未落实的会议工作内容在与执行人沟通后,要明确未完成的原因分析,该原因分析和为跟踪落实情况表提交部门主管、分管副总或总经理审批。
四、如会议主持人未如期完成落实跟踪的,第一次将口头批评,并了解未完成的原因,根据会议主持人提出的问题进行针对性培训;对于第二次未如期完成落实跟踪的,将其不允许担当会议主此人工作;对于超过三次(含)未如期完成落实跟踪的,将保留与会议主此人解除劳动合同的权利。
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