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会议管理制度
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目 录
总则
会议分类及审批
会议管理
奖惩
附则
第一章 总则
第一条 引言
为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司所有部门的会议管理。
第三条 管理权责
一、人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督;
二、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚建议;
三、会议的审批权限详见“第五条 会议发起与审批”;
第二章 会议分类及审批
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第一条 会议分类,见附表
会议分类
序号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
周例会
1总结本周工作/安排下周工作
2总结上周会议决议的落实情况
3公司例会每周五下午3点在3号会议室进行
4部门例会应避免与公司例会冲突
1公司例会
2部门例会
1人事部负责人或指定会议主持人
2部门负责人或指定会议主持人
1主管以上人员或会议指定参会人员;
2部门例会、组长以上人员或指定参会人员。
2
动员会
发言固定,没有讨论程序。
公司临时召开
行政会议
部门负责人、指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探讨,不一定有结果。
公司临时召开
行政会议
部门负责人、指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
4
评审会
对某事物的价值、性能、质量鉴别,必须有结论。
公司临时召开
行政会议
公司总经理或其指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
5
专题会
为某一专题而开,必须有结论。
公司临时召开
行政会议
会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
6
评比会
必须有结论
一般在年底或某一重大活动结束后召开
公司例会
人事行政部负责人
会议发起人提拟参会人员
7
总结会
总结前一段工作,研究、部署下阶段工作。
公司例会
部门负责人或指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
8
汇报会
下级向上级或有关人员汇报工作情况。
公司临时召开
行政会议
会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
9
调度会
任务安排,人员派遣,设备物资情况的调动。
公司临时召开
行政会议
会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人
会议发起人提拟参会人员
10
部门早会
各部门固定程序
部门会议
部门负责人自定
部门全体人员
第二条 会议发起与审批
一、公司(例会)和(例行早会)无须发起和审批;
二、研讨、评审、专题、评比、汇报、调度等会议的召开,需由发起人(主管级以上员),按要求在办公软件里填写会议申请,报到人事行政部,批转后方可按程序办理相关事项;
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三、公司临时行政会议、公司年会由总经理或副总经理直接发起或由议题涉及业务的主办部门负责人发起,总经理或副总经理批准;
三、部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突;
第三条 会议安排的原则为:小会服从大会,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
第三章 会议管理
第一条 所有会议通知遵照以下规定:
一、会议通知一般应在会议召开前一天的12:00以前,通知对象为与会人员、会务服务提供部门(人事行政部);
二、所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知
第二条 会议的其它准备工作遵照以下规定:
一、会议发起部门须提前做好会议资料(如议程、提案、汇报材料、计划草案、其它与会人应提交的资料)的准备;
二、会务服务提供部门,须提前做好会务准备工作,应提前半小时打开会议室,检查会议室的卫生情况,打开窗户通风戓开启空调,备好会议所需的各种设施、用品等;
三、各参会人员,应根据会议要求,准备好相关材料,材料包括:会议所需要的技术材料、本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议决议落实情况的汇报,以上材料要以书面形势提出;
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第三条 部门会议需用公司会议室的,应向会议室管理部门(人事行政部)通过办公软件提出申请并按照相关程序办理,由会议室管理部门(人事行政部)统筹安排。
第四条 会议主持人须遵守以下规定:
一、主持人须于会前指定一名会议记录员,对本次会议进行详细记录,并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取,交给会议主持人或招集人,并在会后对会议记录、纪要进行整理;
二、主持人须于会前5分钟到达,检查会务落实情况;
三、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的简单说明;
四、公司例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内,根据会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意;
第五条 与会人员注意事项:
一、行政会议的与会人员,须在会议2小时前向会议主持人提交会议发言提纲或提案文本,如果本人没有在会议上发言的计划,或者发言内容很少,可告知或口述给会议记录员,由会议记录员记录;
二、与会人员须准时到会,并在《会议签到表》上签到;见附件一
第六条 会议记录
一、公司各类会议均须进行会议记录,必要时由发起人进行会议录音;
二、公司各类会议由会议记录员负责记录,各部门应设一名会议记录员,负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作;
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第七条 会议记录员职责:
一、做好会议的原始记录,根据需要整理会议记录、纪要;
二、会议记录、纪要的发放或传阅范围由主持人确定,最迟于次日呈报会议主持人及相关与会人员;
三、会议决议的相关责任人要在会议纪要上确认签名。如有与会人员对会议纪要产生异议,须提交本人当次会议的原始记录,再与其他与会人员核定确认,经核定确认异议存在,须立即修正;
四、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。及时将经主持人核准的《会议签到表》《会议记录、纪要》报人事助理处存档;
五、除部门早会外,其它所有会议都必须有会议记录、纪要;
第八条 会议资料的归档保管:
一、会议资料包括:(会议签到表)、(会议记录)、(会议纪要)及与会人员提交的(议案)等;
二、各部门组织的本部门会议的会议资料,由各部门会议记录员负责归档。涉及多个部门会议,由会议发起部门负责会议记录的归档;
三、公司所有会议的会议记录、记要、签到表,会后整理完毕后统一交由人事助理处存档;
四、会议记录、记要为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。保管期限为2年,到期由人事行政部统一销毁;
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第九条 会议决议的跟进
一、会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定;
二、例会的会议决议事项,由会议指定的责任人负责落实,并由主持人指定的专人对落实情况进行跟踪、督查,在下周例会上先对本周决议的落实情况进行核实,对末按要求落实的项目,当事责任人要给出合理解释,否则按末完成工作任务处理,并限期完成;
三、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准;
会议纪律
第一条、无正当理由迟到、早退每次罚款10元的;
第二条、无正当理由缺席每次罚款50元的;
第三条、因通知原因造成参会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担;
第四条、与会人员须遵守会议纪律,与会期间应将手机调至振动,与会期间不许接听电话、不准吸烟、聊天、不准随便走动,有急事需离开时,要向主持人请假,获准后方可提前离开,否则每次罚款10-30元;
第五章 附则
第一条 本制度由公司人事行政部负责解释。
第二条 凡本制度未明确规定的奖惩,按《奖惩管理制度》有关规定执行。
附件一:《会议签到表》
附件二:公司会议纪要模板
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会议签到表
会议名称: 会议室: 年 月 日时分
姓名
签到时间
签退时间
未与会理由
制表人: 制表日期: 年 月 日
会议纪 要
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会议名称
会议主持
会议地点
记录员
会议日期
召开时间
结束时间
参会人员
缺席人员
项次
会议内容
责任人
完成时间
上周会议遗留问题:
一
二
三
上周其它事项已完成
本周会议内容:
一
二
三
四
五
六
与
会
部
门
质量部制造部
设计部发展部
物料部市场部
研发部人事行政部
总经理
记录:审核:批准: