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就业与职业发展工作室
会议管理制度
一、目    的:
为规范工作室会议管理,改进作风、减少会议、缩短会议时间提高会议质量,特制定本制度。
二、管理权责:
1、 工作室主任负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
2 、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
三、会议分类:
1、大例会
大例会每隔一周开一次。时间在星期二下午或傍晚。主要总结前两周工作,对工作中出现的问题进行反思和改进,并安排下两周的事情。
2、部门会议
部门会议根据部门工作需要不定时召开。由各部门自行安排。
四、会议准备
1、 会议通知遵照以下规定:
a、会议前由主任助理或秘书部协助主任安排会议流程,确认会务服务人员工作准备就绪。
b、会议通知期一般应提前一天以上通知一次,特别重要会议当天早上再通知一次。
c、通知信息由主任助理通知各常委,各部门部长通知给全体部员;所有收到信息的成员务必马上进行回复。有事不能到会者,常委向主任请假,部员向各部门部长请假。请假必须说明理由。
2 、会议的其它准备工作遵照以下规定:
a、参会人员应提前做好会议资料(如会议议程议题、工作提案、汇报材料、应提交资料等)
b、主任助理及秘书部提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、矿泉水、表格等会议所需的各种设施、用品等;
c、召开大例会所需教室和多媒体设备,应向主任书面提出,由就业办老师盖章后交由教务处申请。(申请表上必须说明借用教室、设备使用时间并由老师签字确认)
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五、 会议主持人须遵守以下规定:
1、主持人不迟于会前10分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,以确保议程顺利推进及会议效率。
4、大例会一般应控制在1小时左右,根据会议进行情况确需延时的,主持人向大家说明情况。
六、与会人须遵守以下规定:
1、应准时到会,并坐在各部门指定区域。
2、各部长统计到会人数
3、会议发言应言简意赅,紧扣议题。
3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。
七、会议纪录
1、工作室各类会议均应以专用记录本进行会议记录。并整理为电子档。
2、工作室各类会议原则上应确定专人负责记录。
3、会议记录人员应将会议决议事项与实施人(部门)在会后跟进安排,向与会人明确。
4、会议原始记录应于会议当日整理完毕,由会议记录人员与主持人签字后交送办公室。做好记录的存档与保管工作。
5、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
6、会议记录人员应遵守以下规定:
a、各部门会议的记录工作由主任助理或秘书部不定期记录。
b、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
c、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
d、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
八、会后工作
1、所有成员会后整理自己的会议笔记,认真落实每项工作。
2、会议提拟人及主办方清理会场,借用物品及时归还。办公用品交送办公室。
3、摄像人员当天内将图像文件拷贝至办公室电脑专门文件夹。
八、 奖惩
1、奖励与处罚。按《工作室奖惩管理制度》执行。
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2、 迟到、早退、缺席。
a、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。
b、早退。凡参加会议人员,如未经部长同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的,计为早退。
3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
。
6、 附则
一、会议审核表
注意要点
查核
开会的目的
本次的会议是否实际需要
开会的目的是否明确
设定要项方面
开会的时机、时间是否妥当
开会的场所是否恰当
所邀集的与会人员是否恰当
开会通知方面
是否对于与会人员确定通知妥当了
对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员
是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备
是否通知与会人员事先备妥有关的资料
会议的准备方面
是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配
事前是否已经做了应变的准备
是否安排好会议的记录
是否必须用到幻灯机或录像机等机械设备
二、会议管理要领
。
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(1)发言内容是否偏离了议题
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(2)发言内容是否出于个人的利害
(3)是否全体人员都专心聆听发言
(4)是否发言者过于集中于某些人
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人
(6)是否某个人的发言过于冗长
(7)发言的内容是否朝着结论推进
。
,应取得大家的同意,并决定延长的时间。
。
,加以确定。