公司前台接待工作规范.docx

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公司前台接待工作规范
公司前台接待工作规范
第一章总则
第一条本规范制定的目的是为了前台接待工作规范化管理,充分发挥前台接待窗口的作用,从而树立良好的公司形象。
第二条此规范适用于公司的前台工作规范。
第三条前台工作职责:
(一)接听、转接来电;
(二)接待日常访客;
(三)收发往来函件或传真;
(四)领导安排的其它工作任务。
第二章工作要求
第四条前台接待日常工作要求如下:
(一)上班时须穿着职业装,化淡妆,精神饱满,仪态大方;
(二)每天提前5分钟到岗,做好上班前准备工作,包括:开走廊灯、记录笔、记录本、确保电话、传真及其它所管电子设备处于正常工作状态;
(三)前台的接待工作在前台区域,上班时间不得随便离开工作区域,确因情况特殊需离开的,必须安排临时人员值守,严禁出现上班时间无人接听电话的情况出现;
(四)接听电话或接待访客时,不得答复自己职责范围外的内容,以免公司机密外泄或导致不必要的麻烦;
(五)对待员工或客人应礼貌周到,热情大方;
(六)上班过程中不得长时间占用公司电话拨打私人电话,不得上网聊天或是浏览与工作无关的网站,不得做与本职工作不相关的工作;
(七)保持前台工作区域的干净整洁,维持前台区域的秩序,不聊天、不大声喧哗、不吃零食;
(八)对于与公司业务无关的人员应谢绝入内,对陌生来客应提高警惕,注意维护公司与员工的财产安全;
(九)遇午休时间董事长办公室有客人,需了解客人用餐情况,解决好客人餐饮,请示董事长无其他接待服务工作后方可离岗午休。
(十)遇下班时间董事长办公室仍有客人时,需在岗待命,如客人逗留时间超过半小时以上,需请示董事长无其他接待服务工作后方可下班离岗。
第五条接听电话管理
(一)接听电话必须口齿清晰、音量适中、语气和蔼,忌态度生硬;
(二)电话铃声响三声内必须接听,首先使用礼貌用语问候对方,然后自报公司名称;
(三)应熟记常用电话号码,对方询问时能做到脱口而出;
(四)电话需要转接时,应问清对方需求后迅速按下转接键,将电话转接给被招人。若被找人不在时,应及时告知对方;若对方有信息需要传达时,应认真记录,必要时应复诵一遍待对方认可后及时传达;
(五)接到要求转接公司领导电话时,须先将电话转接给领导秘书或助理,切忌泄露领导信息;
(六)接听电话中,需保守公司机密;
(七)接到打错的电话,切忌态度粗暴,应礼貌谦和的回绝对方;
(八)通话结束后,应在对方挂断电话后轻轻放下电话;
(九)应随时记录电话内容,并定期对电话记录进行整理,做好电话记录的编号存档工作。
第六条拨打电话管理
(一)拨打电话前首先确认电话号码的正确性。电话接通后,应首先报出公司名称、职务、姓名,然后转入正题;
(二)拨打电话前,应做好必要的准备工作,备齐与通话内容相关的资料,内容较多时,可把重点记录在本子上以免遗漏;
(三)通话时应观点鲜明,避免长时间占用电话,影响来电。
第七条接待访客,应遵循以下工作规范:
(一)对待访客应热情周到,礼貌大方;
(二)有客人来访时应面带微笑主动起身问好,问清楚客人身份和来意后立即电话通知被访者,得到被访者认可后,方可指引来访者进入办公区域;
(三)若领导带客人来访时,应面带微笑小步跑到大门处问好,并陪同领导和访客送入电梯后方可返回;
(四)若领导进门手里携带东西较多时,应面带微笑起身主动接下领导手里物品并送入办公室后方可返回;
(五)应引导到访者进入公司区域并帮助其找到被访者;
(六)因被访者有故无法立即接待到访者,需来访者等待时,应将其引领至公司会客区,为其提供茶水并询问是否有其它特殊需求,必要时还应为其更换茶水,期间应注意来访者的活动情况,委婉告知来访者不得在办公区域内随意走动;
(七)如被访者不在公司,应明确告知来访者。在其离开时,应请其留下联系方式,以便告知被访者;
(八)如因某种原因,不方便让被访者进入办公区域时,应委婉拒绝对方,以免引起客人不满;
(九)客人离开公司时应礼貌道别目送其离开。
第八条乘坐电梯时规范:
先按电梯,让客人先进,若客人不止一人时,可先进电梯,一手按“开”,一手按住电梯侧门,对客人礼貌地说“请进!”,到目的地后,一手按“开”,一手做出请出的动作,说“到了,你先请!”,客人走出电梯后,自己立即步出电梯,在前面引导方向
三楼前台其它要求:
(一)负责二楼经营副总办公室、总工办公室和三楼董事长办公室等高管办公室的日常保洁,务必保证窗明几净;
(二)及时更换高管办公室的日常饮用水、卫生纸等;
(三)养护高管办公室绿植,董事长办公室鱼缸;
(四)每周定时询问是否需要领取办公用品或是其它特殊需要,并根据需要领取后分发。
第九条若违反上述规定,公司根据具体情况给予批评、警告、降薪直至辞退处理。
第三章附则
第十条本规范的最终解释权为公司行政办公室,公司其它部门监督实施。
第十一条本规范自颁布之日起执行。