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技术支持服务流程
技术支持服务流程
编制:日期2018-6-20
审核:日期:
批准:日期:
2018年1月30日发布2018年1月1日实施
目的
规范产品的技术支持及售后服务,强化产品售后过程管理和效果跟踪,确保产品的售后质量,包括产品的首次安装调试,规范客户的验收活动。
使用范围
适用于我公司所提供产品的用户现场服务及售后服务的流程。

主责部门:
营销部:负责对产品提供技术支持,包括为客户提供售后技术咨询、产品培训、产品的现场安装调试及售后维护服务。
技术支持主管:详细了解售后所需技术支持的具体内容及要求,拟制《服务任务书》中客户信息及服务任务内容,并安排技术支持实施人员的工作内容及时间进度计划;协调公司内部资源对技术支持人员予以支持;技术支持工作的统计、分析工作、客户服务档案的建立(可交由助理完成)。按照相关流程申请技术支持工作需要的物料和/或软件;转发至质量部标准化下发的软件程序对设备档案进行更新(纸质版和扫描版)。负责技术支持申请的小额(单次1000元以下)物料和软件的审核,
负责技术支持人员每次任务的工作绩效统计。
营销部部长:负责《服务任务书》的审核批准;根据技术支持主管反馈的技术支持工作的难度可协调制造部或研发部派员承担技术支持(含售后服务)工作;负责技术支持人员的差旅费用借款和报销审核;负责技术支持申请的大额(单次1000元以上)物料的审核;负责技术支持工作相关的各项报告审核;负责技术支持主管的工作绩效考核。
技术支持实施人员职责:
按照《服务任务书》的内容进行准备工作,包括但不限于:安全防护措施和劳保用品;设备档案的调阅;本次工作任务的了解;相关资源的申请(差旅费,物料和/或软件,测试仪器与工装)。
实施过程与报告:在用户处的实施工作要遵照公司和用户安全工作制度的要求开展;对工作过程的主要内容进行记录以形成相关报告,详见第5部分表格。
在用户现场工作应本着负责,文明的工作态度,积极有效地与用户沟通。必要时协调营销人员的商务支持。对于现场出现的技术问题可电话或邮件联系征求技术支持主管的资源支持,紧急情况也可直接咨询制造部和研发部相关同事给予解答。无法当场解决的问题需当天填写《质量信息反馈单》或《信息传递单》提交技术支持主管,由技术支持主管审核后发质量部处理。
研发部负责人指定研发人员及时解决,必要时,研发人员需到用户现场协助技术支持完成任务。
相关方:
研发部:负责解决技术支持主管不能解决的技术问题,对用户现场出现的技术问题优先予以处理;在公司常务副总经理判定必要时研发部需要派员到用户现场承担技术支持和售后工作。
PMC部:对技术支持工作所需要的物料按相关流程予以安排计划和采购;
制造部:按照相关流程对所需的物料进行管控;对返厂器件进行检修。
质量部:按照相关流程处理《质量信息反馈单》或《信息传递单》以及返厂器件的检验和客户财产的管控。根据研发部的指令提供本次服务所需的软件程序给技术支持主管。
财务综合部:按照公司财务管理规定,依据《服务任务书》和相关报告进行差旅费的审核发放和报销;审核U8系统对本次服务的成本归集是否准确。
营销部销售助理:按照顾客满意度调查流程实施对客户的满意度调查;调查问卷归入本次服务任务书档案,负责《客户服务档案》的建立和维护。协助技术支持主管对《服务任务书》中客户地址等信息进行拟制,对技术支持人员的出勤及出差情况进行统计,对出外勤人员(包括临时借调人员)的借款及报销情况进行记录及统计,协助技术支持主管拟制领料单等对外单据。

前期联系:技术支持人员根据《服务任务书》和相关销售经理的反馈及合同要求,与客户落实服务前期准备工作。
技术支持的服务计划与安排:
技术支持主管指定技术支持服务人员,在确定人员安排时应考虑以下因素:
a)具备公司规定的技术支持服务资格;
b)具备处理相应任务的能力;
c)确认技术支持人员工作计划是否冲突;
d)其他情况。
《服务任务书》,包括计划安装、调试、客户培训及验收所需的工具/配件、工时、进度、必要的在途时间等;技术支持人员凭《服务任务书》填写《借款单》,由销售助理到财务综合部办理借款手续,《服务任务书》原件由助理归档,副本出差时随身携带,返厂后将《服务任务书》对应的《设备服务记录单》交技术支持主管存档。因外出不能回公司的,由技术支持主管拟制《服务任务书》后由助理直接归档并将电子版发放给相应技术支持人员。
“售后服务收费规定“填写《售后服务报价单》;经营销部部长审核后报给用户。
技术支持人员出差前准备:
从技术支持主管处领取《服务任务书》,并根据服务内容调取对应的客户服务档案,了解设备前期服务过程。
,销售助理出《领料单》,凭《领料单》到仓库领用所需的配件。技术支持人员凭借条,借用服务所需工具。
、车次及住宿情况。
、防护眼镜等相关防护工具。
。
现场服务的流程及要求:
,首先联系该项目负责人,确认服务过程中的陪同人员,并了解客户方进入生产现场的管理规定。
,检查服务前期准备情况,检查的内容应包括:
a)检查项目实施周围没有危及人员或设备的安全隐患;
b)检查设备输入线是否已安装,安装是否合理、牢固;
c)检查输入电源的电压是否符合设备要求;
d)检查设备内各部分的连接、印制板接口是否完好、牢靠。
,编制《出差报告》发技术支持主管、质量主管,如有质量、技术问题需抄送相关人员,邮件主题格式为日期+客户。
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与陪同人员一起进入项目现场,共同对设备进行开箱,首先检查设备外观是否完好,并清点设备清单及配件,详细记录、拍照,填写《开箱备忘录》并由用户签字确认。将签字后的《开箱备忘录》带回公司。调试、培训合格后,客户签字《培训记录表》及《验收报告》,原件交技术支持主管,《验收报告》由主管发送营销助理,作为客户应付款依据。
:
与陪同人员一起进入项目现场,检测设备找出原因并进行维修,并将故障原因及解决方法详细记录,对于不能现场解决的问题,应做详细记录并确定故障原因反映给技术支持主管,由技术支持主管做相关处理。服务结束后,现场完成《设备服务记录单》,客户签字确认,如有收费项目,客户需在《服务费用报告》上签字确认,报告原件交技术支持主管审阅并存档。
,应及时与陪同人员确认,并要求陪同人员及时准备。若出现短时间内无法满足服务条件时,须及时与客户沟通,重新确认下次服务时间,同时报告给技术支持主管,请示是否返回公司。
《设备服务记录单》填写要求:
;
,要写明软件版本号;
,包括通道号、板号、位号、线束号等;
;
,带回公司交与车间维修。
设备服务和培训进行完后方可进行验收。流程如下:
,共同确定验收的具体时间及验收小组成员。
。
,技术支持人员查找原因,排除故障,与客户协商再次验收的时间并报告技术支持主管。
《验收报告》外(客户有要求时),应要求客户有关负责人签字确认并盖章我司的《验收报告》。
顾客财产:
,保护客户方工作环境,遵守客户现场安全管理规定。
(工具、器具等),应对财产进行识别、验证,在使用时予以保护。如发生客户财产丢失、损坏或不适用的情况,应告知客户并保持记录。
。
《顾客财产接收表》上记录,维修结束后返还给客户。
技术支持回公司后在2个工作日内将《服务维修报告》连同客户签字的《开箱备忘录》及《验收报告》交技术支持主管归档。其中《验收报告》由技术支持主管提供给营销部助理,作为合同款项结算的凭证之一,销售助理应据此记录设备的质保期。
本公司厂内售后:
:电话指导客户自行处理产品问题,解决后需报告技术支持主管;
:邮件指导客户自行处理产品问题,包括程序更新等;
:如客户端需重新安装系统、数据库或上位机,均可远程控制安装。
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《服务任务书》《设备服务记录单》《服务维修报告》《质量信息反馈单》《验收报告》《开箱备忘录》《顾客财产接收表》《服务费用报告》《培训记录表》《信息传递单》