会议接待策划方案.doc

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会议主题:“我为家乡做代言〞——暨第六届安年会GFSF十大品牌“新地标产品〞崛起评选
会议时间:2023年12月5日至2023年12月6日
〔早9:00-晚6:00〕
下榻酒店:XXX温泉度假酒店
四、会议地点:云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器
五、环境布置
会场外区域布置
酒店外围环境:含本次会议主题的欢送横幅
会议室外围环境:孵化器正门悬挂本次会议主题的欢送横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域
会场内主要区域布置
会议桌桌摆放:课桌式摆放,水牌的摆放
会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等
会场气氛:主题布标、背景音乐
会议接待流程细节
会前准备要求
确认出席会议的人数,参会人员的详细信息、会议名称,参与单位〔包含:主办、协办、承办、指导〕,会议日程安排,会议的主宾身份,会议坐次顺序安排。
安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早效劳。
准备会议资料,设计制作会刊,设计制作四份评分表,由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品〔由承办方负责〕。
根据承办单位所提供的资料,在会议室外设置产品展示区。
在会议室内为参会宾客提供茶歇效劳〔热茶、咖啡和糕点〕。
6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求〔签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔〕。 
7、确认会议设备就位,如:讲台、投影屏幕、LED屏幕。调试好相关设备如:话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。
8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。 
9、会议摆台标准
签到桌及文具用品 
、笔、纸或簿。 
、便笺、黑色碳素笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间,并派专人职守。
11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍,包括空调,灯,话筒,投影等。
12、准备平安应急预案
会议迎候效劳〔会议开始前30分钟门口迎候〕
1、精神饱满,微笑有礼在门口迎候客人,请宾客签到、发放资料〔会议资料、评分表及会刊〕、引领宾客就坐。〔迎宾是否招募志愿者?还是工作人员?〕
2、会议厅入口大门开启,客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。
会议效劳程序
工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。
2、当客人来到会议厅时,礼貌热情地向客人问好,指引入座。 
3、工作人员再次确认话筒是否开启状态〔以防其他原因关闭〕,尤其主席台需特别关注。
4、先到达的客人入座后,提供饮用水效劳。 
5、效劳人员时刻关注会议客人动态及需求,分辨会议客人,防止其它不相关人员对会议客人的干扰,尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导,尤其是会议主管要加强现场管理。 
6、会议期间效劳人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。 
7、会议中间休息,要尽快整理会场〔如:桌椅等〕,添补和更换各种用品〔如:水杯、矿泉水、纸、等〕。
 
 会议结束效劳
1、翻开会议厅大门,引领客人到出口。 
2、工作人员应站立门口,微笑向客人道别。
3、工作人员应主动检查一遍会场,看是否有遗留物品等,设施设备有否损坏,如有问题及时与会务组联系并做好记录。 
4、找适宜时机询问主办方意见或建议。 
5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位,撤下会议所用物品。 
会议流程细节
12月4日:
全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到
宾客到达酒店入住以后,拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话,由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。
12月5日:
8:30-9:00迎接与会宾客签到并进场就座
9:00-9:15与会相关领导发言致辞
9:15-9:30安协会及协会工程介绍
9:30-10:30与会约20家企业演讲并进行打分〔企业及企业产品介绍〕
10:30-10:45进行茶歇休息
10:45-11:30与会约15家企业演讲并进行打分
11:30相关领导或主持人宣布上午会议结束
11:30-14:30午餐、午休并返回会议室
14:30-15:30与会约20家企业演讲并进行打分
15:30-15:45进行茶歇休息
15:45-18:00与会约35家企业演讲并进行打分
18:00相关领导或主持人宣布当日会议结束
18:00-20:30返回酒店食用晚餐并举行供给商与销售平台、产业链平台对接活动
注:按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排
12月6日
9:00-10:00主持人宣布今天会议开始;与会约20家企业演讲并进行打分
10:00-10:15进行茶歇休息
10:15-11:30与会约25家企业演讲并进行打分
11:30-14:30午餐、午休并返回会议室
14:30-15:30与会约20家企业演讲并进行打分
15:30-15:45进行茶歇休息
15:45-17:00与会约30家企业演讲并进行打分
17:00-17:30根据打分表统计进行优秀产品/企业评选
17:30-18:00公布第六届安年会——农业〔食品〕十大品牌评选入选名单公布
18:00主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞
18:30返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品
注:按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排