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费用报销规范
2016年01月
费用报销的注意事项
规范的粘贴报销单,是保存公司经济档案的基础性工作,有利于审核、装订和会计档案的保管。《会计档案管理办法》要求会计凭证保存至少15年,可见费用报销单的粘贴和凭证的装订意义重大。
一、票据整理、粘贴要求
1、票据分类:对于集中较多的票据按照内容进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费、火车票、汽车票等,按照种类先后顺序粘贴、如先粘贴办公用品类再粘贴差旅费类。不能各种票据混杂在一起,不便于审核和查找。
2、准备粘贴单:可以用废纸裁剪成凭证一样大小的纸张做粘贴单。经常报销的部门,我们可以提供这样大小纸张的模板。
3、将票据整理后,将胶水涂在票据背面的左侧,沿着粘贴单右侧按照从上到下、从左到右的顺序粘贴。不要集中黏贴在粘贴纸的中间,以免造成中间厚、四周薄。也不要让票据超出粘贴纸的四边。否则凭证不利于装订,达不到档案保存的要求。后附图片。
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4、如果票据大小不一,可按先小后大的顺序粘贴,同时也要兼顾同类票据集中在一起。
5、票据比较多时,可使用多张粘贴单。
6、对于较大的票据或者附件,超出部分可折叠。要每单张的折叠,不能多张一次性折叠。
7、一律用胶水粘贴,不可用订书钉。装订时,打孔器打不穿订书钉。
二、填写费用报销单的注意事项
1、费用报销单的要素:部门、报销日期、附件张数、费用项目、金额、合计金额、报销人要写全,而且用黑色笔填写,不能用圆珠笔、铅笔、红笔填写。金额大写要正确,金额小写合计数要与大写相等。费用报销单上的金额要保留两位小数,不足位数用“0”表示,;费用项目和金额的空白行要用划线法填充,表示不能再填写。