西子奥的斯 无纸化办公方案.ppt

电子版代替纸质版
计划-建议
实施-记录
沟通-渗透
2006-03-22
1
无纸化操作建议总方案
现状:
大部分文件的传递以纸质版形式进行,造成浪费;
资料传递中电子和纸质版两个版本不一致,影响下游部门使用。
改进方法
第一期:电梯
打印机统一安排
工作联系单类
非标图纸类
配方与参数表类
规格表及附件
土建图
其他类
第二期:扩广到扶梯-5万
第三期:传递给供应商相关信息-5万
第四期:扩大到整个公司
改进后特点:
保持版本的一致性
节约纸张、降低成本;
节减工作量,降低复印、打印产生的环境影响;
需改变员工利用纸质文件办公为电子文件办公的工作习惯
2
无纸化操作建议总方案
项目组成员:
项目负责:徐慧贞、王蕾
电梯制造部:徐瑾、?
ERP:付代中、张燕子
电梯品质: ?
电器车间: ?
钣金车间: ?
3
数据计算假设
数据种类
来源
提供值
取值
电梯发货台量
06年目标值
15000
15000
05年整体非标比例
技术支持
%
%
上线合同比率
ERP
75%
75%
上线合同非标比率
ERP
70%
70%
非上线合同非标比率
配方
65%~73%
69%
非上线产品相同参数倍数
配方
3
3
上线产品相同参数倍数
配方


合同更改平均次数
配方


A4价格
NPP


A4打印成本
NPP


A4纸复印成本
NPP
~

复印报废率
假设
%
4
第一期改进成本节约总计
项目
负责部门
年节约纸数
年节约成本
开始试行期
三楼打印机同一安排
ERP
/
/
2006-03-27
工作联系单
各涉及部门

￥3213

非标图纸
技术支持

￥53184

规格表及附件
配方

￥96667

配方参数表
配方

￥8509

土建图
配方

￥11939

合计

￥173512
折合成A4纸,10包/箱
5
打印机统一安排
3015
安全办
打印废纸
20m
2m
10m
10m
5100
ERP
打印好纸
5100
技术支持
打印好纸
5100
配方
打印废纸
5100
生产管理
打印好纸
2300
生产管理
打印标签
20m
15m
1、打印设备按照规定的用纸种类使用;
2、请每个员工就近选择安装两个打印机,一个打印好纸一个打印废纸。
2、废纸的收集由指定人每天保证两次收集整理,并将收集好的纸张放到打印废纸的打印机上使用;(指定收集人见上表)
3、在使用废纸打印时,请打印人员自行将作废面注好作废记号;
4、将每个打印机是否按规定用纸类型打纸列入ACE小组检查范围,并每月公布统计结果,相应部门进行不断改进;
章颖
高文霞
石菊妹
徐瑾
石菊妹
葛挺
实施时间:06-3-28
6
工作联系单类
与合同相关的工作联系单暂时除外,其他类工作联系单全部使用电子文档传递通知信息
电子版工作联系单均由本科室资料管理员存放到Q盘指定的文件夹内,路径为:Q:\Pigeonholed Data\图样及文件清单\部门工作联系单,工作联系单统一以“联系单编号+XXX工作联系单“命名;
注意点:邮件主题必须明确,以“关于XXX的工作联系单”为主题名称;
具体操作流程如下:
实施时间:06-4-3
编制工作
联系单
发送接收人
/科室资料员
抄送主管
主管确认
回复所有人
(当天答复)
联系单生效
执行/
电子版部门
存档
取消联系单
未批准
批准
7
非标图纸类-非上线
供应商、车间、质检仍使用纸质版
其他业务部门均使用电子版本;
8
非标图纸类-上线
供应商、车间、质检仍使用纸质版
其他业务部门均使用电子版本;
9
非标图纸发放流程
发放品质
和计划
完成非标图
制作
扫描到
指定文件夹
发送完成
通知
供应商
纸
质
版
邮件
纸质版
存放路径:Q:\Pigeonholed Data\归档图档\合同图样及文件\外部合同\电梯合同图纸;
命名规则:合同号-非标图纸名称-单位名称(例:F8NEXXXX-轿厢非标图-单位名称)
取消此类以工作联系单形式的更改,均以更改通知方式按此流程操作;
具体流程如下:
否