财务工作标准化
财务工作标准化
对于财务工作标准化,有很多人感到不能理解,认为财务工作怎么能标准化呢?其实财务同样可以标准化,财务工作标准化可以提高财务工作效率、财务信息的准确性和及时性、降低人员成本、减少重复工作和提高员工积极性、给员工创造更多的学习机会、减少培训成本、降低因人员流动造成的工作延误。
虽然财务工作的标准化可以带来如此多的好处,但是没有几个企业进行财务工作标准化,我想这里面有很多的原因,有理解和理念上的问题、有缺少创新的想法、有个人利益的想法。
我举一个真实的例子:以前在我的印象中,财务部门人怎么就那么多呀,而且大家好象都很忙呀,大约是4年之前我到一个单位,这个单位的业务量比较大,而且现金收付较多,当时加我一共6个财务人员,而且特别的忙,给我个人的感觉就是乱,每个人都像没有头的苍蝇,不知道在忙什么?而且还得加班,大约过了一两个月,由于特别的原因,公司一下子少了两个人,只有四个人,我成了财务负责人,我经过半年的努力,所有的工作就绪,再也不需要加班,以前到年审的时候需要加班一个多星期,又乱又累,现在只有审计进驻的时候才加班,其他时间从来不加班,而且员工也不忙,工作气氛也好起来了,员工有更多的时候可以自由支配和利用。我从以下几点着手:
1、把所有临时突然的事情都由我自己来处理,员工只处理正常业务,而且对员工工作进行平均分配,这样员工就更加熟悉他们个人的工作,也从不断的重复中取得更好的工作经验,有利于工作效率的提高;
2、从财务核算流程进行规范,包括简化流程和去除重复工作,画出核算流程图,并传达到其他业务部门了解和熟悉;
3、规定工作完成时间,这里面包括财务工作完成时间及业务数据上报时间,通过公司文件明确各个业务部门相关数据上报时间;
4、限定日常报销时间,每个星期只有两天进行费用等报销,其他时间不接受;
这些过程在一个循序渐进中不断完善,一段时间之后,临时突发的事件发生率也下降,员工由于工作过程能够连续从而效率大大提高。最后对上述过程进行总结。
《财务操作手册》的制定,也许有人觉得很好笑,但是其效果是绝对不容小看的,其包括;公司框架结构、财务部门岗位设置、岗位职责、财务规章制度、与公司业务有关的税收和财务制度、财务核算流程图、财务工作日常用表、财务工作时间规定。有了这个《财务操作手册》,无论对现有员工更加深入的理解了本职工作的范围及要求,还了解了其他岗位工作内容和要求,为公司轮岗打下了很好的基础,有了它是对员工日常工作起到指导作用,减少员工对业务不熟悉或规定不明确导致的工作延后。新的员工也不需要花费
很长的时间逐个岗位进行学习和熟悉,而是通过学习这个手册,在最短的时间内了解公司的业务,很快的投入工作。
手册完成后,接下来,对员工的工作进行轮换,不但要使员工从理论上,而且让他们熟悉实际的业务,也很员工提供一个很好的机会去发展自己的职业。
上述的标准化完成后,员工的工作效率是大大的提高,而且惊人,无论从工作的质量和效率上都得到了完全的提高。
标准化后,无论是员工还是部门负责人都得到了完全的解放,不再整天被那些乱混混的工作搞的头晕目眩,而是有计划的安排自己的工作节奏和工作
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