浅谈数字化时代下如何加强企业档案信息化建设.pdf

万方数据
黼《辆�灏《麓《峨熊峨》瓣鞴藤《椭《翩《辆《獭�觥栋耆瑚雔嘲确《濑《麟醮麟《鞲戮蠹嚣黉蓍江苏省南通烟草专卖局孑��呛�融合的过程,其中包括有基础设施建设、管口一、什么是档案信息化信息化是指人类在社会各项活动中广泛运用信息技术,开发利用信息资源推动社会发展的过程。档案信息化可以理解为是在不改变档案实质内容的情况下,使档案的结构和存在方式都作出符合信息原则的转变,档案部门运用现代信息技术,加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用,把分散的信息资源以信息化的形式储存,以标准化的方法管理,以网络化的方式连接,从而提高资源的利用率,实现资源共享。其内容具体来说。一方面实现对现有档案的资源化,即实现其结构优化、资源整合,改变分散、杂乱的状况,达到对档案的有序管理;另一方面是对档案物理形态作符合信息化环境和信息化目标的转化,即运用信息技术实现档案实体的数字化,成为可供网络利用的信息资源。档案信息化不是一个单纯的技术问题,而是技术与业务相互沟通、相互影响、相互理软件开发、技术规范标准制定、数据库建设与管理、系统应用和服务等内容,是一项复杂的系统工程。二、档案信息化的重要性��翘嵘�蛋腹芾砉ぷ魉�降谋厝灰�求。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。��堑蛋腹ぷ餍问品⒄沟谋厝灰G蟆5�案由原始的记人形式到纸质,发展了几千年,记录下了中华文明和世界文明史。近年来,档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替,电子档案的出现带来其收集、保管、保护和利用手段的问题,解决途径只有一个,那就是档案数字化。��歉谋渎浜蟮拇�车蛋腹芾砟J降�途径。随着公司的发展,设计、施工单位和各业务管理部门频繁查阅初步设计、施工图、竣工图及会议通知、会计凭证、报表等。由于档案资料,查用次数较多会造成资料的磨损,给查阅者带来不便。所以将各类资料扫描加工成电子版,一方面方便查阅者直接从网上调阅,另一方面也保护了资料原件不受磨损。利用档案信息管理系统实现档案管理业务流程自动化成为改变当前档案部门落后工作方式的必要途径。三、企业档案信息化建设存在的问题��笠档蛋感畔⒒�ㄉ璺⒄共黄胶狻S�些企业开展了档案信息化建设,有些则没有,特别是一些中小企业。同时,企业的减员增效也波及企业的档案部门,相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁,信息化建设也就无从谈起,即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。��笠档蛋感畔⒒�幕�√跫�∪酰��术、资金不足,人才缺乏。当前,企业档案信息化建设的总体状况是认识不足,重视不够,基础条件薄弱,信息化程度低。缺乏应有的设备和技术支撑,对企业档案信息资源开发的深度不够,数字化信息资源缺乏。��笠档蛋感畔⒐芾碛肫渌�畔⒐芾�没有实现有效衔接。文档—体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,它使生产活动、文书处理与档案工作实现有效衔接,进而提高信息处理能力,实现档案信息的无缝连接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接,文档一体化管理的实现困难重重。四、对加强企业档案信息化建设的思考��忧科笠倒芾聿棵哦杂诘蛋腹芾硇�息化的重视企业