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酒店宴会接待流程20170128酒店宴会接待专业化实施方案(2017-01-28 春节整理更新版)



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酒店宴会接待专业化实施方案(2017-01-28 春节整理更新版)



一、销售部第 03 -11 页

二、美工部(销售部) 第 12 -14 页

三、前厅部第 15 -19 页

四、宴会部第 20 -24 页

五、餐饮部第 25-26 页

六、工程部第 27 -28 页

七、保安部第 29 -32 页

八、财务部第 33 -33 页

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程序标准
1、询价与报价

1. 接听客人询价电话

a) 询问客人公司名称,辨别是否为老客户是本地客户还是外地客
户。辩清后可根据相应价格政策报价。

b) 如是老客户,了解酒店房型等设施可直接向其报价。

c) 如是新客户对酒店不太熟悉,先简要根据其需求,针对性地介
绍一个酒店房间或会议室的概况,突出特点,并向其推荐。

d) 先让客人作合适的选择。

e) 根据客人的选择,先向其初步报价。

2. 做好客人议价

a) 告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客人发送传真告知会
议的详细情况,然后我们将根据会议当时酒店的入住情况等综
合因素,根据权限是否浮动。

b) 恭维客人或客人的公司,向客人表达友好合作的愿望。

c) 主动为会议客户上门洽谈服务,带上一整套规范的洽谈资料。

d) 如是重要或大型会议,邀请客人来店参观现场,再敲定细节。

3. 询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式

a) 应正确无误地在会议记录本上记录客人的联络方式、存档

b) 请文员输入电脑,资料共享。

4. 制作书面报价单

a) 根据客人会议的日程及活动内容制作详细的会议计划书及报价。
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b) 向客人发送书面报价单上面注明提请客人尽快确认,以便计划
能顺利完成。

5. 超权限报价及时请示

a) 超出酒店会议价格政策的房价,及时向上级领导请示。

6. 将会议计划书及报价单存档

a) 将发给客户的报价单存档于“报价”文件夹中,以便本人不在
时其它人员能够跟进此计划。


2、接待参观向客人介绍会议设施

1. 与客户预约

a) 通过前台准备好房卡。

b) 约定一个双方都方便的日期、时间和见面地点。

c) 事先应对客人所要经过的地点进行检查。

d) 事先准备好有关推销资料和宣传卡片。

2. 客人抵店后的接待

a) 在得到客人已到达酒店的通知后,应带好相关资料,微笑地在
大堂外面迎接客人,并直呼客人姓名及尊称,使客人产生一种
被认知的亲切感。

b) 了解客人有多少时间,告知客人将要行走的路线。

c) 参观过程中鼓励客人提问题,并做相关记录,同时分发推销资
料及酒店简介。

3. 陪同客人参观

a) 带领客人参观客房时,应从低档房间开始。

b) 进房间之前应用手敲门,确认房间无人后再将门打开,带领客
人参观。

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c) 在房间中介绍各种设施的特点及客人应能从中得到的享受。

d) 参观客房结束后,在前往多功能厅或会议室,之前,要顺路介
绍娱乐、商务中心、酒吧、早茶等其他设施。

4. 客人参观后

a) 若有时间可以请客人喝些饮料。

b) 采用适当方式,了解客户单位活动概况和全年会议等活动情况,
以便促销工作明确方向。

c) ,并亲自送客
人出饭店大门。

5. 客人离开后

a) 客人离店后写报告,并做好记录,为下一步的措施做好计划。


3、对已报价客户的跟踪

1. 向客户发出会议计划单

a)

2. 与客人确认是否已收到计划书与报价

a) 在报价发出的当天,不一定是马上,及时与客户联络,确认是
否已收到传真或邮件。

3. 引导客户搞好合作

a) 如果客户反应积极,即请客人尽快对会议计划予以签字确认,
向客人说明尽快确认的好处。

b) 如果客户