会议管理制度范文.doc

会议管理制度
1、目的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
2、适用范围:本制度适用于xxx公司各项会议管理。
3、管理权责:
总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
会议的审批权限详见“”。
4、会议分类:
序号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人员
1
早例会
固定时间、固定地点,宣布相关政策指令
公司例会
综合部
全体职工
2
动员会
发言固定,没有讨论程序
公司临时行政会议
主办部门负责人
会议提拟参加人员
3
研讨会
对一定问题进行讨论,磋商,不一定有结果
公司临时行政会议
主办部门负责人
会议提拟参加人员
4
鉴定/评审会
对某事务、价值、性能、质量进行鉴定,必须有结论
公司临时行政会议
总经理或其指定人员
会议提拟参加人员
5
专题会
为某一专题而开,必须有结论
公司临时行政会议
提拟人指定
会议提拟参加人员
6
年终述职会
年底
公司例会
人力资源总监
各部门负责人及总经办成员
7
年终总结会
年底
公司例会
人力资源总监
会议提拟参加人员
8
调度会
一般为月度召开协调调度各部门工作
公司临时行政会议
执行副总
各部门负责人及相关人员
9
部门例会
各部门固定汇报程序
部门会议
部门负责人
自定
5、管理内容:
会议提拟与审批。
公司月度例会无须提拟和审批。
公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。
部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。其中,部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向上一级主管部门报批同意;
会议计划与统筹。
每月28日前,总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同公司月例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各部门负责人。
凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。
会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5. 3 会议准备。
会议通知遵照以下规定:
1、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由部门按计划表直接通知与会人;
2、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:
(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;
(2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议