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云南XX人力资源咨询有限公司
费用报销管理制度
一、总则
1、制定目的
为了严格管理公司的费用报销,规范费用报销的程序及规定,加强费用开支控制,提高经济效益,特制定本管理制度。
2、适用范围
公司所有部门及全体员工;凡须从公司财务申领资金(现金及支票)的均按本管理制度办理执行。
3、责任归属
①综合部:负责管理办法的制定,费用使用的监督管理,对超费用标准的部门和个人进行扣罚。
②财务部:依照有关会计法规,会计准则及本公司有关规定对报销单据中数据的合法性、准确性的审查;对费用报销、费用开支进行分析、控制及管理。
③其它部门
负责本部门费用开支的管理和标准的控制,部门经理及主管负责本部门及员工费用报销的审核,并对本部门人员报销费用的合法、合理性负责。
④公司领导:副总经理负责对分管部门费用开支的管理和标准的控制,负责分管部门及员工费用报销的审核;总经理负责公司费用报销的最终审批。
二、报销凭证
(一)外部凭证
1、凡需从财务报销,不论金额大小,均须取得合法的与经济活动相符的外部凭证,原则上所有费用报销单据应符合《中华人民共和国发票管理办法》之要求(否则,地税部门不给予进入商品销售费用,不作为公司所得税的计算扣除数,这样相应地加重了公司的税收负担。)目前,税务部门认可的主要费用原始凭证发票有以下几种:
①增值税专用发票和运输专用发票(简称专用发票)该类发票均盖有国家税务总局的椭圆形监制章。
②行业销售发票(简称普通发票),产品销售发票和商品销售发票盖有国家税务总局的椭圆形监制章,其他行业销售发票均盖有地方税务局的椭圆形监制章。
③国家行政、事业单位、财政部门印制的收款收据(简称财政收据)这类发票均盖有国家行政、事业单位财政部门的监制章。
2、各项费用必须具备正式发票,严禁用白条代替发票报销付款,严禁用白条代替发票报销付款。
①广告费:具备广告专用发票和商业销售发票。
②运输费:具备运输专用发票或运输行业发票。
③维修费:维修费中的保修卡费用的结算必须具备商业销售发票或财政收据。
④租赁费:仓库租赁费必须具备租赁业发票。
⑤招待费:餐饮业发票或商业销售发票。
⑥车辆费用:车辆修理费须具备服务业发票。
3、所有费用报销原始单据的抬头必须注明:“*****公司”字样,并加盖提供发票单位的财务专用章或发票专用章。
(二)内部凭证
报销时,还须填制内部凭证,具体为:
1、报销差旅费,须填写公司差旅费报销单,准确、完整填写出差事由等相关栏目,车船费应注明起讫地点;并将外部凭证工整地粘贴于公司差旅费报销单背面。
2、报销差旅费以外的其他费用,须填写公司费用报销单,准确、完整填写摘要等相关栏位。
(三)凭证粘贴要求
1、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外,其余各项费用采用“费用报销单”进行分类粘贴。
2、费用单据应分类粘贴,不可将不同种类费用的单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。
3、费用单据粘贴时应折叠整齐,错落有序,便于单据的审核和装订、保管。费用单据转移至公司时,分公司(办事处)对各项费用进行分类统计上报。
三、报销程序
1、报销人凭合法之报销凭证填写单据,呈部门经理或主管审批。各部门经理或主管对报销事项审批时,须确认该事项事先已报备,且支出真实合理,并对支出的真实合理性负责,若经部门经理或主管审批后的费用支出不真实或不合理,一经查实,将对经办人和部门经理或主管分别处以不实金额的两倍的罚款。
2、经经理或主管审批后送财务部审核,财务部经理或主管对单据是否齐全、合法及支出的真实合理进行审核,对支出不真实、不合理、不合法的各项费用,公司财务部经理或主管具有否决权;若财务部经理或主管认为单据不合规范或超出报支范围,有权要求报支人提供真实合理合法之凭证或拒绝付款。审核合格即转呈相应公司领导进行审批。
3、公司领导签批后,转财务部出纳付款(注:若需更高一级领导审批,尚需相关领导审批后,方可付款)。
4、出纳人员支付款项,均须凭已经获得公司领导核准和财务部审核的凭证付款,否则不得擅自付款项。
四、报账时间
在费用发生时及时收集相关单据,已经发生的费用务必当月及时报账或,
最迟在次月5日前报销完毕,次月5日后不再接受任何非当月的报支。
五、差旅费报销
1、出差申请
①员工因公出差,应填写“出差申请单”,详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支等;
②填好“出差申请单”后,报上级领导核准后转综合部登记后方得出差。
③如遇紧急情况,由主管临时派遣出差者,可先行出差,事后补填出差申请单。
2、出差借款
①员工出差需要预支差旅费的,填写“借款申请单”,可以办理借款;
②“借款申请单”与“出差申请单”一并报上级领导核准后,经财务部主管签