会计电算化内部控制制度建设.docx

会计电算化内部控制制度建设
(江苏财经职业技术学院,江苏淮安223003)
摘要:在归纳了实行会计电算化后,内部控制出现的很多新问题的基础上,提出了完善会计电算化下的内部控制制度的建议。
关键词:手工会计;会计电算化;内部控制;制度建设
中图分类号:F233文献标识码:A文章编号:1007—6921(XX)03—0028—02
1会计电算化内部控制的新问题
在手工会计环境下,企业财务部门一般从两个方面实施内部控制:①从组织形式上,将财务部门按经济业务的性质划分为不同的核算职能组,如出纳组、资金组、资产组、成本等。严格的分工使得各职能人员严格限制在各自特定的业务领域内,并在职能主管的监督下,彼此构成一个内部牵制网。一旦出现问题,可以通过核对记录查出责任者,从而起到控制作用。②从会计账务处理的组织形式上,除了要保证账、证、表的处理工作由不同人员完成外,还要账账核对、账证核对、账表核对、账实核对。这些制度和措施的建立,一定程度上保证了会计资料的正确性和一致性,也保证了各项经济业务的合理性和合法性。
实行会计电算化后,只要将原始凭证或记账凭证输入计算机,日记账、明细账、总账和会计报表的生成和查询等工作都是由计算机自动完成,这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。同时,这种变化虽然使数据处理流程大为简捷,但也使账簿间的相互控制不复存在,使账证核对、账账核对、账表核对失去作用。因此,手工条件下行之有效的内部控制制度,在电算化条件下已难以发挥其作用,会计电算化下的内部控制出现了很多新问题,表现为:
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手工会计下从凭证到日记账、明细账、总账均由不同人操作,并定期核对,几个人同时出错的可能性较小。而会计电算化下所有数据都源于凭证,一旦原始数据输入出错,将会引发日记账、明细账、总账直至会计报表等一系列错误。尽管计算机运行速度快,计算精度高,但以其代替人的手工操作进行数据处理的同时,也使系统在一定程度上丧失了人类所具有的对不合逻辑、不合理以及例外事件的理性判断和处理能力。这就是计算机数据处理的一条重要规律,“输入的是垃圾,输出的也必将是垃圾。”因而数据输入不当的控制问题成为内部控制中最重要的控制环节。
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①在电算化会计下,由于数据处理自动化、集中化,导致职责合并严重,会计人员大大减少,从而使一些不相容职务得不到分离。有的单位虽然设置有不同的财务分工,却往往是一个操作员身兼数职,可以以不同的身份进入系统进行不同的操作,这样,财务分工的控制就名存实亡。②会计电算化下权限分工的主要表现为口令授权,然而口令不像印章那样由专人负责保管而是存放于计算机系统内,一旦口令被人偷看或窃取,便会带来巨大隐患,此种案例在现实中已发生多起。③与手工数据存储主要是纸质材料不同,电算化下的数据存储集中于磁性载体,如软盘、硬盘、光盘等,它们对保存环境要求高,容易损坏,一旦损坏很难恢复,这无疑对内部控制提出了更高的要求。
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软件包括程序已经相关文档资料,是电算化会计信息系统的核心。①在手工方式下,会计信息以账、证、表等形式存储在不同的纸张上,增、删、修改会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任,因此很难不露痕迹地加以修改或伪造。但实行会计电算化后