Unit 16 传真与电子邮件 商务信函的写作 PPT 外贸函电[精].ppt

Unit 16 Fax and E-mail传真与电子邮件
Introduction(简介)
目的:掌握有关传真和电子邮件的格式和撰写。
Fax(传真)
作为一种成熟的通讯手段,传真在商务交往中将继续扮演重要的角色。传真的最大优势在于简便。
使用传真时,通常有以下几点需要注意:
(1)尽量在工作时间发送传真,并且在发送前尽可能提前通知对方。
(2)传真原件的字体要稍大一些,因为很多时候,接收方收到的传真文本的字体都会被缩小。
(3)尽管传真的页数并不受到限制,但是如果页数过多,就会长时间占用对方的线路,这在惜时如金的商界是很糟糕的现象。
(4)传真的文本内容尽量不要分布在纸张边缘,因为在传输时,纸张边缘的信息很可能会模糊不清。
(标题)
传真的格式并不固定,许多公司都有自己专门的传真格式(参见图16-1)。

传真的顶端一般会有显眼的字样,例如“TELEFAX”、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志,并在传真的显眼位置以大字体突出。
传真的标题一般包含以下信息:
TO:接收方信息,可以是注明地址的公司名,也可以指定具体接收人。
ATTN:指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名,那么可以在此注明特定接收人;如果TO栏中已明确了指定接收人,则不必加入此项。
FAX NO.:接收方的传真号码。
FROM:发送方信息,可以是公司名,也可以是具体的发送人。
DATE:传真的发送日期,也可以改用TIME来标出具体的发送时间和日期。
FAX NO.:发送方传真号码。
PAGE:传真的页码信息,包含总页数和当前页数。
通过传真发送的可以是一段信息,如商品报价等,也可以是一份文件。如果所发送的信息内容简短,那么这些信息会出现在传真的首页上;如果发送的是一份文件,那么还要在文件前发送一份封面(Cover Sheet),在封面上注明标题信息及“COVER SHEET”字样(参见图16-2)。
Trendsetters Inc.
160a Oak Avenue, New York, USA
Tel: 78928666 Fax: 78928668
FAX COVER SHEET
TO: Shanxi Textile Imp.&
ATTN: Mr. Wu Wanlong, Manager
FAX NO.: 0086-29-334876
FROM: Trendsetters Inc.
DATE: , 2003
FAX NO.: 78928668
PAGE: 4 INCLUDING COVER SHEET
图16-2传真的封面
2. Text(正文)
和商业信函相比,传真正文内容显得非正式一些。

传真正文前也要用称呼语,比如“Dear Mr.…”等,结束时也有“Best Regards”等,也使用商业信函中经常出现的程式化语句,如“Many thanks for your … of …”等。
在传真结尾,通常有发送方负责人的签名。通过普通传真机发送传真时,签名必须采用完整形式,而不用缩写形式。通过调制解调器发送的传真则不包含签名。
3. Samples(传真样函)传真样例一:
F. Lynch & Co. Ltd.
(Head Office), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL
Tel: 02-236 6571 Fax: 02-236 6574 Telex: 341641
FAX MESSAGE
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Message for: D. Causio
From: L. Crane
Address: Satex ., Via di pietra, 0016 Roma
Date: 19 September 1998
Fax number: (06)4815473