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跟单工作流程
合同评审及移交:
各事业部在外销合同签定前或签定后当天必须移交到产品控制中心经理处,由其核算产品价格,以便在正式下单给供应商前留出足够时间由业务员再次与工厂核算产品价格,力求公司利润最
大化。
产品控制中心经理确认价格OK并签字后将合同交回各事业部,由各事业部移交给部门相关跟单人员,同时必须填好“订单跟踪表”和“成本核算表”, 认真填列有关内容,客人的特别要求及注意事项并签名。“成本核算表“需由各相关部门负责人及公司总经理签字确认OK后,合同评审方可结束。
各事业部在将外销合同移交给部门相关人员的同时,各事业部业务员必须会同相关跟单办好交接, 业务将与客人谈判的有关该订单的细节专门指出并记录在订单跟踪表上,有图片的必须图文并茂转交给跟单员并将图片打印出来。同时将图片存在电脑并告知下载。有关订单各布样或色样,业务员必须整理清楚并订在纸上,注明需注意的细节等,所有文件,样品,辅料,图片均应注明外销合同号,整理整齐,无误后方可交给跟单员跟进,否则跟单员有权拒收该订单直到业务部整理完整及清楚。跟单员对该订单有疑问的,需向业务员提出并由业务员跟踪落实。
各事业部的合同原则上是哪个事业部的订单由相关事业部人员跟进,但产品控制中心在各事业部订单量不平衡的情况下可以根据实际情况调整(具体要求参照“采购部分拆之责任明细表)
2. 下单:
,将采购合同交由各事业部相关业务员审核,如合同有误,需返回跟单员修改,直到正确为止。业务员审核合同无误后必须在合同背面签名确认。然后交由总经理签字盖章后下发给供应商。每一份下给供应商的采购合同必须随附一份“产品生产工艺单”及”辅料清单”作为采购合同附件.”产品生产工艺单”需分别列明产品生产细节,工艺要求,装箱要求等。“辅料清单”需将具体包装,洗唛缝订位置,洗唛内容, 贴纸内容及位置, 吊牌内容及位置等等有关产品包装细节的东西以图片或矢量图形式列出给工厂,以便工厂能直观了解包装细节,同时提供给QC做为验货的依据.
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D/P ,D/A及出货前100% T/T这种付款方式的,订单评审完毕后由各事业部直接下给供应商工厂做货;
,订单评审完毕后可先做采购合同,待收到L/C并审核与L/C要求是否相符后再下给供应商,特殊情况需马上下单的必须得到总经理签字特批后方可安排先下单;
生产前部分定金,余款T/T, D/P ,D/A或L/C的,订单评审完毕后可先做采购合同,由各事业部业务员负责催收客人定金直到定金入帐并由财务部在“订单跟踪表”上签字确认后方可下单,特殊情况需马上下单的必须得到总经理签字特批后方可安排。
各事业部在销售合同确认后,并符合下单条件的前提下原则上必须在1个工作日内将采购合同
下发给供应商,不能任意拖延下单。
每一份合同需随附一份“生产计划表”发给供应商,需敦促供应商填写。
采购合同正式下发给供应商后必须及时与供应商确认是否收到并敦促供应商盖章签回。

3. 跟单细节:
,给相关业务员及业务总监,业务员对收到的每一份邮件必须了解细节情况及核对是否有误,同时有责任协助跟进