供应商管理规范.ppt

供应商管理规范(草案)
第一章总则
 
第一条为开发、选择合适的供应商,及时提供企业所需物资,并在合作期间,通过物资供应的经济活动进行定期有效管理,从而达到所供物资品质稳定、交期及时,企业与供应商共同发展,达成长期友好合作关系,不断向市场提供更有竞争力的产品与服务,特制定本管理办法。
第二条供应商的管理部门为采购部,由其直接对口供应商开展一系列的物资采购经济活动,以及协同企业相关部门进行对供应商的考评。
企业成立技术创新小组,由技术创新小组负责供应商的开发,与技术质量部、采购部共同参与对供应商调查、考评、选择与质量监督。
常规供货由技术质量部对供应商的质量进行考评;仓库对供应商的交期进行考评;采购部对其价格与服务进行考评;财务部负责供应商ERP系统档案建立以及货款管理。
 
第二章供应商评估及准入
 
第三条对首次供货的供应商及承揽商,在合作前,就由技术创新小组会同采购部、技术质量部详细考察其产品生产及供货能力、产品质量、产品价格、商业信誉,通过对比进行综合评估,建立供应商调查资料。
未能前往供应商制造现场考察的供应商,必须进行样板评鉴。送样或者首批风险订单送交的质量、交期由质量技术部与采购部如实填制在《样品试用单》内,作为供应商调查资料。
通过样板、首批交货以及实地考察的情况,采购部、技术质量部及技术创新小组须在供应商调查表上填写对供应商的评鉴意见,由采购部交总经理审批,若同意与其合作时,则由采购部建立供应商档案。
第四条如评鉴结果不合格的,由采购部通知供应商限期改善,改善后,重新送样板,或向本公司申请再次实地评鉴,按以上第三条再次进行会审。
第五条免评鉴之规定: 符合下列情况者的由采购部填具供应商调查表及相关证件,申请为免评鉴之合格厂商,由采购部提交,总经理核定认可。
A、客户指定之供应商;
B、卖方独占市场;
C、高资本或技术密集之产业(如塑胶原料、IC等)。
D、供应商系专此述c、f项,品类之经销者。
E、ISO9000或QS-9000之认证厂商。
F、供应品为国际知名品牌。
G、替代性容易,市场极易取得之副料。
第三章供应商分类及建档
第六条确定为合作供应商后,向供应商索要完整档案资料:
工商营业执照副本复印件
税务登记证副本(国税) 复印件
一般纳税人资格证复印件
银行开户许可证复印件(小规模纳税人提供)
法人(组织)机构代码证复印件
有效的相关国标认证资料或允许生产的许可证等资质及相关证明资料。
根据上述资料,由业务经办人填制《供应商档案》表,并附具以上资料,按照物料类别,建立供应商的档案。
第七条采购部按第六条规定将《供应商档案》报送财务部备案并设立新户。财务部统一编号命名标准名称:编制供应商代码、供应商简称。
未按规定办理供应商档案的,不得进行采购业务的任何环节工作。
第四章交易合作基本要求
第八条确定要与供应商进行往来经济活动时,须事先订立合同,涉及技术质量要求的,应按技术质量部制定的标准执行;涉及发票结算、货款支付等事宜的,应按财务制度执行。
合同的签定和管理必须遵循《中华人民共和国合同法》、企业颁发的《经济合同管理·规范》,合同执行前必须经过财务部严格审核,发现问题应当依法采取必要的补救措施。
合同正本交财务部归档管理;副本留存采购部备查。
第九条对于合同未能尽详的质量保证及其他技术保密内容的,须补订《质量保证与技术保密协议》,约定用抽检验证方式进行验货,并注明抽检可能存在质量风险以及相应的处理方法。
有些物资如油漆,纸箱、五金等还须要求供应商配合提供有效的专业检验机构的证书作为附件。
第十条根据合同,采购部依照物控部每次下达的申购数量,按批次制作《采购订单》,作为向供应商落实具体交货时间的约定,供应商须按质、按量及时到货,供应商每批交货的交期、质量、价格等情况则是供应商对合同履行的质量。
第十一条交期:供应商收到采购订单时,在1个工作日期内,需对交期进行回复,若有异意时,则需与采购部商议,依照经商议确认的时间为交期,按时按量送货。
在特殊情况下,如遇到盘点、放假或其他原因时,供应商也应当作延迟或提前交货的配合服务工作。
第十二条质量:供应商所提供的材料在保证符合国家标准要求基础上,依照技术质量部或开发部的图纸及相关要求,确保质量,保障运输周转中的防护。
货到仓库后按双方确可的检验标准和抽检水准进行来料验收,发现来料不良的不合格品,供应商应于约定之时间内取回,且须尽速提供改善方法及改善好的合格品。
因抽检不全面而发现质量不合格之物资,在法定期间(从收到物资之日起两年内)收到通知时也应当及时作好服务:退回或更换良品。
若产成品供应市场后发生严重的质量事故,经调查为供应商所供材料属假冒品牌,欠缺国家认可证书或相关许可证等相关资质、或违规生产等,因此而造成的纠纷,经