外贸管理制度.doc

一、行政管理制度
办公会议制度
部门推行办公会议制度。对重要经营政策、投资与决策、产品发展方向、收入分配等,均需经办公会议商议决定,提高决策透明度,避免经营失误;
重大事项报告制度
(1)部门拟在经营活动中采取重大措施、举行重大活动的,应事先向总经理汇报,同意进行的,由办公会议拟定详细的实施方案后施行。
(2)公司在经营活动及与之相关的活动中发生的重大事项、重大失误、突发事件、重大安全事故、被诉讼案件等,必须在第一时间向总经理报告,并在事后提交书面报告.
、工作时间
考虑到外贸工作的时差问题(有时晚上要与国外客户沟通),故早上上班时间可以适当延迟,但最迟不得超过上午8点30分,如有特殊情况必须向总经理申请;同时外贸人员应自觉在晚饭后再处理一些国外客人的询盘事宜。
、工作纪律
上班时不浏览与工作无关的网页,不准上网闲聊、玩游戏、看电影。对工作态度恶劣,不服从管理,无理取闹或消极怠工的员工,公司将予以辞退。
、出差管理
部门人员出差一天以内的,应就出差时间及地点、主要目的、出差期间工作安排等事项报上级领导批准。出差一天以上的,还应报告总经理。
、合同管理制度
(1)部门对外签订合同、(技术、质量、加工)协议、补充协议、合同相关备忘录等,必须经过法律和政策符合性评审,经相关权限人员批准,统一编号并加盖合同章,并在留存一份。任何人员未经批准不得对外签订合同、协议。
(2)纯粹用于单证的国外销售合同,可自行签字操作,但必须承担后续责任。
(3)广告、展览相关合同等,报请总经理批准。
、档案管理
(1)完成单证后及时交与商检员,原则上相关单证必须在商检日期前6天完成。单证员根据客户订单要求及时制作订仓单、报关单证、信用证相关单证。交单结束后,将包括订单、合同、发票、装箱单、信用证复印件、保险单、产地证等所有单证的档案袋交相关业务员。
(2)各业务员负责一年内所有单证的保管,次年二月前按客户整理,装订成册后交部门经理统一保管。
1. 8、文档管理
每年12月由负责人对以下资料进行归档,保存一年.
1、行政档案:包括国际贸易起草文件、总结等文字性材料。
2、经营档案
(1)合同、(技术、质量、加工)协议、补充协议、合同相关备忘录等。
(2)报价单、客户来往重要信息、技术资料、投诉处理情况。
(3)上年出口操作合同按客户归档(包括外采购业务);
(4)客户及供方档案;核销资料;照片声像档案;参展照片、重点客户来访照片等。
(5)财务类档案
、统一单证和报价单格式和相应的编号
业务员在报价和订立销售合同前应参考合同和报价目录以建立相应的编号,不得造成销售管理中的混乱,同时留底存档以供日后查询。统一以上文件的电子文档格式,并在个人办公电脑中妥善保管。
二、销售管理
、业务员主要职责如下
(1)主要负责客户的开拓和客户关系管理包括客户的联系、订单的承接以及货款的回收等。
(2)负责客户间的订单衔接和产品交付工作,与其它部门的沟通,以及销售订单校核、装箱监督和销售台帐的建立。
、销售提成比例跟销售额挂钩
(1)业务提成:业务提成比例采取浮动制,销售合同款在100万人民币以下(本年度累计)(含),%提;销售合同款100万人民币以上;超出