华坤石油化工有限公司财务报销管理规范.doc

广西华坤石油化工有限公司财务部
二O一二年八月
第一章、总则
第一条、为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司财务管理制度化、规范化和可控性,发挥财务在公司生产经营管理中的作用,以保障提高公司的经济效益,依据公司制定的《财务管理制度》,特制定本规范。
第二条、凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等)采购、日常办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按此规范要求执行。
第三条、本规范适用公司全体员工。
第二章、借款及预付款管理规定
第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是指因公司业务需要,需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。
第五条、借款管理规定
(一)出差借款:出差人员凭审批后的《出差审批单》按借款审批流程和审批权限办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二)日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业务经办人员凭审批后的《零星物资材料采购计划单》按借款审批流程和审批权限办理借款;公司日常零星物资采购单项业务超过5000元以上的支出原则上需以银行转账支付,不得用现金支付。
(三)其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办公费用、招待费用、车辆费用等),业务经办人员凭审批后的《借款单》按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐,除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理
借款。
第六条、预付款管理规定
(一)各项工程预付款:凡涉及公司固定资产(房屋建筑物、机器设备、工具等)建设、安装、维修等需要支付预付款,由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额填写《资金使用付款申请单》按审批程序批准后办理付款手续。
(二)日常零星物资、材料采购预付款:凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据《物资供应采购合同》和《零星物资材料采购计划单》等按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。
(三)办理公司各项预付款时,业务经办人员必须向财务部提供审批的“采购合同或协议”和《资金使用付款申请单》或《零星物资材料采购计划单》后,方可办理预付款支付手续,预付的金额不得超出合同规定的金额,财务人员要与经济合同核对后,方可支付。
(四)公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付,若因特殊原因需要现金支付必须经总经理或授权人员批准。
第七条、借款及预付款流程
(一)借款人凭审核批准的资金使用计划单(出差预先审批单或资金使用申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购计划单等)填写《借款单》注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
(二)业务流程
第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的,由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后,由业务经办人员在支票存根上和《支票领用登记表》上签收;支付时必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额;任何人不得将空白支票交给其他单位或个人,作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票,领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续,若遗失支票已被支付,领取人要按全额赔偿已支付金额。
第九条、公司所有借款,原则上必须在前帐结清之后方可再借,确因业务需要而来不及结清前帐,必须以书面形式告知财务部,经审核同意后方可再借。
第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后在五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款;凡无正当理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按同期银行贷款利率计收利息并从经办人工资中扣除(利息按月计算,下月工资中扣除);凡跨年度的费用(当年费用报账时间一般截止到下年度1月10日即12月份结账日),原则上不予报销,经批准后由财务部从经办人工资中扣除借款或预付款(若金额较大,可分月扣款)。
第三章、公司费用报销规定及流程
第十一条、费用报销的控制原则:实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的真实性、合理性的进行一级审查;由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、合理性进行二级审查;由主管副总经理进行总复核;由总经理或授权人员进行批准;超出总经理审批权限的由董事长或授权人员批准。
第十二条、公司费用报销规定
(一)公司一切费用支出必须按先申请、后办理的原则进行,对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销。特殊情况可先电话请示相关负责人同意后,可先办理后补申请审批手续。
(二)公司所有费用支出报销原则上依据总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销;报销人员所报销的费用支出必须