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商务部管理制度
为了进一步加强公司的规范化管理,树立公司品牌形象,更好的扩大市场份额,迅速提高工作效率,特制定本制度。
第一部分商务部主要职能及责任
第一条工作内容
1、负责公司产品和售后解决方案的推广工作;
2、负责客户的商务谈判工作;
3、负责项目合同的评审并对合同的执行状况进行跟踪;
4、负责商务标书制作;
5、负责项目报价的制定;
6、负责资质文件的管理;
7、负责区域经销商、代理商资料的管理,负责商务文件的管理,并建立档案;
8、负责向合作方提供公司相关资料和用于招标的资质文件;
9、协助销售人员进行业务款项的回收;
10、负责与设计院和工程顾问公司的沟通与合作,搜集设计师已近设计、正在设计和计划设计的项目信息,向设计师宣传、推广公司产品;
负责建立健全设计院和工程顾问公司档案,制定并执行技术交流计划;
负责组织实施公司的对外宣传和交流会工作;
负责接待客户来访、安排客户考察等工作;
负责产品的出、入库等库房管理工作,并于每月末与财务进行核对;
负责往来账项的管理,并于每月末与财务进行核对.
第二条责任
对商务标书的合格性负责;
对项目报价的合理性负责;
对经销商、代理商档案管理的规范性负责;
对设计院、工程顾问公司档案管理的规范性负责;
对来访客户、考察客户的满意度负责;
对库房的安全性负责。
权限
有权对标书提出审核意见;
有权调阅经销商、代理商档案,有权调阅设计院、工程顾问公司档案及项目相关信息;
有权对项目报价提出修改意见;
对投标策略有建议权.
第二部分商务部管理规定及相关流程
合同标书及技术资料管理规定
为强化公司合同管理,保障公司业务规范化、制度化运作,减少和防范法律风险,特制定本规定。
第一条合同的订立
合同是作为明确合同双方权利义务的依据,具有法律约束力,故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的,应当签定合同。
合同采取书面形式,所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急,要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的,首先要经公司总裁同意,其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。
本制度所指的合同包括国内采购合同、国外采购合同、特许经营协议、销售合同、销售代理合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同,但不包括劳动合同。
公司由法务部、财务部、商务部对合同进行动态监督管理,有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法务部实行指导。
禁止倒签合同(即事实上履行完毕或已开始履行后再行补签合同)。因倒签合同引发争议的由经办人承担责任。
法务部根据公司业务运作情况,建立和完善制式合同文本,合同的订立应优先使用公司制式的合同。
非制式合同由各级经办人自行拟稿,合同内容包括标的,数量和质量,价款或酬金履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款。
合同正本的订立一式四份,双方各执两份,财务部、商务部各留存一份。
第二条合同审批权限及流程
公司合同由商务部负责拟定,填写《合同审批表》,提交公司法务部、财务部进行审核,其最终签署权由公司总经理或集团总裁签订。
第三条合同、标书及技术资料的归档管理
1、合同管理:
1)合同正本及《合同审批表》应交与商务部归档保管,各部门应自留复印件备档。
2)个人不得擅自散存应归档的合同,否则给公司造成损失的,公司保留追究其责任的权利。
3)商务部应遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及
妥善管理。
4)加盖合同专用章的空白制式合同由商务部负责保管,填写作废的合同不得随意处置或销毁,应在登记后统一进行销毁。制式合同如不慎发生丢失,应由责任人出具书面说明,经总经理签字确认后提交集团总部,并根据集团总部的意见做出处理。
2、工程招标文件及技术资料的管理:
1)商务部招投标负责人应认真履行职责,按照工程招投标档案目录做好本职范围内有关资料的收集、审查,相关各部门审核签章要注明审核日期,对不完善的工程招标文件的做到不移交、不接收。
2)项目招投标工作结束后,应将该套项目的整套资料收集齐全交由商务部备档,因特殊情况资料暂缺的经办人须负责在十个工作日内将资料补齐。
3)与工程有关的技术资料、资质认证、检验资格证书等应统一编档进行管理,凡公司各部门相关人员需要借阅者,应办理相关的借阅手续经部门经理审核同意方可借阅。
4)所有资料原则上借阅不许带出办公室,如有损坏要追究其责任。档案资料需复印的,必须经相关负责人批准。
5)公司内部技术资料要加强安全防范,严格保密,确保各类档案、文件资料完好无损。
6)对无保存价值的技术档案资料,经鉴定准予销毁,但须经主管领导批准,会同监销