图书馆图书期刊采购管理流程图.doc

图书期刊采购管理流程图
制定书刊采购计划
读者调查
采集书刊信息
结合学科特点进行
书刊信息的分析整理
政府招标
(书、刊大额采购)
确定书、刊供货商
(价格、正版图书、编目数据、售后服务等)
签订图书、期刊采购协议
联系书、刊供货商
(不少于3家,小额采购)

防控措施:年图书采购量必须平均分配给各供货商,主管领导要随时监控采购人员的实际采购数量与采购计划是否一致。如发现供货商存在到书率低、征订数据出错率高等问题,要及时上报,由上级领导共同协议调整购书比例,并促使供货商及时解决问题。采购岗位实行轮岗制。
采购人员订购书、刊。
图书采购存在风险:在图书采购环节接受贿赂致使对各供货商书刊采购比例失调)
防控措施:期刊采购人员与期刊管理人员做好期刊交接工作,定期沟通;对于拖刊、缺刊等情况要有详尽的书面记录,并上报主管领导。期刊采购人员促使供货商及时解决问题,并定期向主管领导汇报。采购岗位实行轮岗制。
期刊采购存在风险:在期刊采购环节接受贿赂,导致期刊出现拖刊、缺刊等风险。
以送书刊清单为准,拆包逐一核对书刊数量,金额。(存在风险:在书刊采购环节接受贿赂,导致对书刊质量监管不到位)
防控措施:坚持随机抽样审读制度,由图书馆领导班子有目的、有针对性的组织有经验有水平的审读人员,对采购人员所购进书刊的质量、内容进行随机抽样审读,及时发现问题并追究责任,定期在读者中开展书刊质量调查活动,接受读者监督。)
书刊到馆验收,验收人员核对无误后签字。
与清单数量不符、质量不合格以及与馆藏重复的书刊,及时进行退换货处理,并打印明细单。(存在风险:在书刊采购环节接受贿赂,导致对书刊质量监管不到位)
防控措施:验收合格书刊发票的报销必须严格按照财务制度的要求办理,实行多方监控从根本上杜绝问题的发生。即发票须经采购人员、验收人员和馆领导签字,以及资产管理处人员审核后方可由办公室专人到财务处报销.。
书刊前期加工
(加贴磁条,条码,盖馆藏章)
验收合格的书刊进行登帐。(存在风险:不按照制度规定的程序和要求进行详细的账目登记,造成财务混乱)
防控措施:坚持数据总校制度,和随机抽样审查制度,由图书馆领导班子有目的、有针对性的组织有经验有水平的编目人员,对工作人员所著录的书刊数据进行随机抽样审查,及时发现问题并追究责任,定期在读者中开展书刊馆藏数据质量调查活动,接受读者监督。
防控措施:书刊典藏人员应核对本批次清单与书刊拆包验收清单是否一致,有问题及时向上级领导汇报,防止监守自盗。
移交、送典藏,打印相应批次清单。(存在风险:工作人员擅自留取书刊。)
使用图书管理系统对书刊进行逐个扫描验收、分类、编目著录。