a).检阅中心各种表格、记录,掌握中心的工作动态;合理安排工作,调配人员。
b).检查、抽查各班组工作,及时解决发现的问题。
c).负责中心的对外联系、协调工作,征求业主对中心的意见和建议,不断提高服务水平。
d).组织中心员工完成计划任务。
e).每个月对会议组员工进行培训,不断提高员工素质。
f).每个月与各班班长开一次工作会。
g).对会议中心下个月的工作耗材提出导购计划。
h).定期对员工工作情况做出考核及评价。
i).解决中心员工工作难题,做好员工的思想教育工作
j).通过分析现有工作程序及设备工具的使用情况,提出改进方案。
A 清洁卫生工作程序及要求
上午班:
7:40开班前会:点名、检查仪容仪表、分配工作等。
7:50—8:20清理办公室桌面、地面、沙发、窗户及外面栏杆等;开饮水机;最后锁好门。
8:15—11:30如有会议,分配人员进行会议服务,无会议人员清理西楼会议室、接待室、活动室的桌面、椅子、椅子腿、、窗户、饮水机、门头、门面、地角线、地面等。负责会议室物品的养护及设备、设施的报修,其它临时分配的工作。
12:00—14:00留一人值班。
14:00—17:00搞计划卫生。其它临时分配的工作。
17:30—18:30留一人值班。工作完毕后锁好门。负责其它临时分配的工作。
周六上午8:30—10:30 下午14:00—18:00
周日上午8:30—12:00 下午14:00—18:00
B 会议室服务工作程序及要求
①接受预定:
(1)会议服务中心值班人员,接受会议预定时要问清开会的日期、时间、会议名称、会议室形式、会议性质、人数、主办单位、联系人及其电话;有无重要人员参加及重要人员的身份;有无特殊要求
(例如:音响、绿植、会标)等。并详细填写会议预定单。
(2)值班人员接受预定后,应马上通知会议服务中心经理、会议服务班领班,做好会议的准备工作。如需其他处室合作应及时通知并做好通知记录。
(3)会议服务班领班接到使用会议室的预定通知单后,应认真审阅预定单并在预定单上签字,然后具体安排会议的准备、服务工作。会议服务班服务员接到任务后,应按会议要求的内容做好会前准备工作。
②会前准备工作:
(1)服务员接受预定后首先检查会议室的所有设备、设施是否能够正常使用,如有问题及时报修。会议室空气不好时,应提前通风。
(2)将所用会议室及其周围的公共区域、卫生间的卫生按标准搞好。要求会议室干净、整洁。公共区域无杂物、干净。卫生间干净、整洁,所用低值易耗品补放齐全。
(3)最晚于会议开始前30分钟,按会议人数及要求准备好一次性杯子、茶叶、湿巾、开水、等(准备时注意:茶叶的投放量;壶体应保持干净;杯子干净、无损坏;备矿泉水时注意商标正面示客)。打开会议室的门、灯,根据实际情况调节好空调。
(4)准备完毕会议所需物品(包括桌签等),领班应复查一次以防错漏
(5)会议开始前30分钟,一切准备工作就绪后;服务员整理好仪表仪容,面带微笑,站在梯口、会议室门口,迎接开会人员。
(6)引导开会人员进入会议室,做到客到茶到,尤其是对于主席台的开会人员更应如此
(7)如有开会人员随身携带大量资料等不易拿物品,应主动帮助其提拿,还应主动为开会人员拉椅让座。
③会议期间服务工作:
(1)一般情况下,第一次续水于开会后10分钟左右,以后每隔15分钟左右续一次水(另外,还要注意根据实际情况灵活掌握续水时间。开会人员喝水多时,适当勤续,反之则少续)。
(2)对主席台人员要注意及时续水。
(3)服务员在服务间隙应面带微笑,以标准的站姿站于会议室两侧或会议室门外,随时注意观察会场情况及时为参会人员提供服务。
(5)如有人或电话找开会人员,服务员应写一张纸条,写清找谁及原因,交给其本人或请坐在门口旁边的其他开会人员转交一下。如要找的是重要领导,应请其随从或秘书转告(注意:服务员进入会议室时,动作要轻,严禁敲门,以免打扰正在开会的人员)。
(6) 如开会时有人吸烟,应注意及时配备烟缸。
(7)会议期间卫生间要有人提供保洁服务,及时做卫生,及时补充低值易耗品。
(8)期间服务员要注意三轻,及时关好会议室的门。
④会议的结束工作:
(1)会议快结束时服务人员要站在会议室门口、梯口等处面带微笑,准备送客。散会后应主动为散会人员按梯、拉门,直至开会人员全部走完。
(2)及时检查会场,如有开会人员的遗留物品要迅速交还其本人。如物主已走,应及时上交会议服务中心并做好记录,由会议服务中心值班人员与开会者联系。
(3)及时通知会议服务中心
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