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展厅管理制度
目的:
为规范展厅接待,高质量、高标准做好展厅接待及沙盘讲解工作,更好地呈现园区形象,为招商工作助力,特制定本制度。
适用范围:
适用于市场部接待组
定义与缩写:
重大解说接待:凡针对党政代表团、企业代表团或大型企业的接待皆为重大解说接待。
职责:
部门/岗位
职责与权限
接待组负责人
制定展厅管理制度,保证接待工作的高效进行;
配合市场招商组安排好展厅沙盘的讲解。
展厅解说接待人员
负责政府、客户的接待工作,包括欢迎与送别,展厅流量表的登记;
展厅沙盘的讲解;
负责展厅休息区域相应服务;
展厅设备的管理及维护;
负责展厅整体的卫生检查及维护;
负责休息区、洽谈室的物品配备;
保证茶水饮品点心的及时补充。
管理要求:
展厅陈列及卫生标准
展厅物料、陈列、卫生标准及设施设备安全状况由值班人员负责检查,随时补充、维护;
展厅内资料应按照公司《办公区域管理制度》要求,按照颜色、大小的顺序分类摆放;
展厅应保持干净整洁,保证台面、地面无头发、纸屑等杂物;对于细小的污物,方便清理的可自行清理,若污物较多则联系物业打扫清理;
沙盘及区位关系图应保持洁净,应督促物业定期清理;
个人用文件袋要保持整洁,除姓名标签外,不得在文件袋表面涂画及粘贴任何文字及图画;
个人用品如书籍、文件夹、饮水杯等应放在个人文件柜中,文件夹小心保管,不得离身,不得遗失,不得让客户随意翻看;
纸杯是专供客户使用的,工作人员应使用统一的饮水杯,饮水杯应放在指定的地点;
客人离开休息区后,解说接待人员应及时将休息区的报刊杂志整理归位,将使用后的茶水及时清理,保证烟灰缸内烟头不超过三个;
解说接待人员应随时关注展厅电器使用状况,一旦有异常则由值班接待员安排处理,不能处理则报接待组负责人,由负责人安排处理;
下班前,值班接待员应保证展厅内所有的电器都已经关闭,确保无安全隐患;
展厅内招商资料应配备充足及时补充;
茶叶、饮品、点心应配备充足,经常检查,保证无过期变质食品,保证食品品相完美。
解说接待人员排位顺序
每季度组织解说接待人员进行解说水平考核,考核内容包括解说内容、仪态、表情、声音、语调等,按考核成绩排位A、B、C、D;
重大解说接待时,优先由A 、B解说,A、B进行轮换,其次是C、D;
日常接待,优先由C、D解说,C、D轮换,其次为A、B;
解说人员在解说时,由其余解说接待人员进行茶水服务。
解说接待流程及注意事项
重大解说接待流程
注意事项
每天早上上班第一时间,由接待组负责人确认重大接待信息,信息包括参观单位、预计人数、带队人、称谓、预计到达时间、是否使用会议室、解说注意事项;
信息确认后则由接待组负责人根据排位安排当次的讲解人员及接待服务人员;
若有会议室使用需求,则由接待组负责人安排相关人员向物业确认在相应时段可使用的会议室,并在开会前做好会议室准备工作,准备好会议室的茶水、招商资料、纸、笔、激光指示笔等物料;
到达确认:客人到达前30分钟接待组负责人向带队人再次确认到达时间;
茶水及会议室准备:客户到达前15分钟,作茶水准备,再次确认会议室准备是否周全;
迎接:
若太阳大或下雨,通知安保人员带伞去停车场迎接,解说接待人员在门口迎接;
所有人员在展厅门口内侧站立,抬头挺胸